Video gegevensdeling over domeinen heen

In de video 'gegevensdeling over domeinen heen' staat het delen van gegevens tussen ketenpartners centraal. Het delen van gegevens en het beschermen van privacyrechten van de burger botsen soms. Er is een werkwijze ontwikkeld die in 4 stappen helpt om gestructureerd gegevensuitwisseling mogelijk te maken.

No man is an island. Hetzelfde geldt voor de overheid en organisaties. De meeste overheidsorganisaties zijn onderdeel van een keten. Binnen deze keten wordt op veel verschillende momenten en manieren gegevens gedeeld. Of het nu gaat om het beschermen van een kind of het insluiten van een veroordeelde crimineel. We delen informatie opdat iedere professional zijn werk kan doen. Zo dragen we gezamenlijk bij aan een veilige samenleving terwijl we tegelijkertijd ook de rechten van de burgers beschermen.

Het recht op privacy is een grondrecht dat al eeuwen oud is. Het achterliggend idee is dat iedere burger het recht heeft om met rust gelaten te worden. De overheid mag niet zomaar ingrijpen in het leven van haar burgers. Het delen en gebruiken van persoonsgegevens mag alleen als de overheid daar een expliciete taak voor heeft die in de wet is vastgelegd. Een grondrecht mag je in beginsel niet schenden tenzij je kunt aangeven waarom dat noodzakelijk is. Om nog meer nadruk te leggen op het feit dat grondrechten niet geschonden mogen worden staan er tegenwoordig forse boetes op. Het delen van gegevens en het beschermen van privacyrechten van de burger botsen soms: vaak willen organisaties gegevens uitwisselen maar is het lastig voor de professional om snel te bepalen of dat mag. Daarnaast spelen er vaak andere zaken mee zoals veiligheid, maar ook praktische technische bezwaren. Het delen van gegevens en gegevensbescherming worden daarom vaak als belemmerend en complex beschouwd. Vaak is dat helemaal niet nodig. Je kan 2 dingen doen: je hoofd in het zand steken en hopen dat alles zich vanzelf oplost. Of er aan gaan staan en iets doen! Het loont om de complexiteit bij de hoorns te vatten: door hier op de juiste manier de benodigde aandacht te geven aan de manier waarop gegevens met elkaar kunnen worden gedeeld kan het een stuk eenvoudiger worden. Sterker nog: het biedt kansen.

Er is  –om de organisaties te helpen- een werkwijze ontwikkeld die helpt om gestructureerd gegevensuitwisseling mogelijk te maken. Deze werkwijze wordt gekenmerkt door samenwerking dat wil zeggen: met alle ketenpartners. Multidisciplinairiteit. Wat wil zeggen met medewerkers met juridische, procesmatige en informatiekundige kennis. Dit leidt tot concrete oplossingen voor op de werkvloer het gaat juist uit van wat wel kan, en niet van wat niet kan of mag. Toepassing van de werkwijze levert kansen op: Voor de werknemer leidt de werkwijze tot meer houvast en zekerheid over gegevensuitwisseling met minder fouten en minder zorgen tot gevolg. Wat informatiesystemen betreft levert toepassing van de werkwijze een bijdrage aan een betere beheersing van beschermingsmaatregelen. Ook voor de organisatie biedt de werkwijze kansen. Het draagt namelijk bij aan accountability aan een efficiënter primair proces en het zorgt er voor dat kennis de gegevensuitwisseling binnen de organisatie opgebouwd en geborgd wordt. Richting de maatschappij tenslotte geldt de verplichting te kunnen verantwoorden wie, wat, waarom heeft verwerkt of verstrekt. In de wet is dat omschreven als accountability en transparantie. Met de werkwijze voldoe je aan deze verplichting als organisatie en kunnen betrokken burgers hun rechten van correctie en inzage gemakkelijk uitoefenen.

De aanpak binnen de werkwijze is als volgt: Beschrijf op objectieve wijze het proces en benoem de momenten waarop je gegevens met elkaar deelt. Beoordeel de rechtmatigheid van de momenten waarop je gegevens met elkaar deelt. Beschrijf en beoordeel de risico's. Beschrijf de voorgenomen maatregelen. Dit werkt het beste door multidisciplinaire teams in te zetten. Medewerkers van de werkvloer, juristen, ICT-ers en informatiekundigen. Met deze werkwijze maak je omgang met privacy begrijpelijk en werkbaar voor je organisatie. En je zorgt er voor dat de privacy van de burger beter bewaakt en gerespecteerd wordt.