De organisaties in de strafrechtketen werken met elkaar samen en delen daarbij gegevens. Of het nu gaat om het beschermen van een kind of het insluiten van een veroordeelde crimineel. Het delen van gegevens is noodzakelijk, zodat iedere professional in de keten zijn werk kan doen. Tegelijkertijd heeft iedere burger ook recht op privacy. Dat botst soms. Om organisaties te helpen om op een juiste manier gegevens te delen is een werkwijze ontwikkeld.

Werkwijze gegevensuitwisseling

Het delen van gegevens tussen organisaties is noodzakelijk. Maar ieder mens heeft het recht op privacy. Het delen van gegevens en het beschermen van de privacyrechten van de burger botsen soms. Vaak willen professionals gegevens uitwisselen, maar is het lastig om te bepalen of dat wel mag. Bij het delen van gegevens wordt de bescherming van de burger wel eens als belemmerend gezien. Dat is niet nodig als organisaties de juiste stappen zetten. Om organisaties daarbij te helpen is de werkwijze gegevensuitwisseling ontwikkeld.

In 4 stappen naar een zorgvuldige gegevensuitwisseling

Met deze werkwijze wordt in 4 stappen toegewerkt naar een rechtmatige en gestructureerde uitwisseling van gegevens tussen professionals. Deze werkwijze werkt het beste als professionals met verschillende disciplines samen de stappen doorlopen. Zo wordt stap voor stap toegewerkt naar een zorgvuldige uitwisseling van gegevens tussen organisaties waarbij ook de privacyrechten van burgers worden beschermd.

De stappen in de werkwijze gegevensuitwisseling zijn:

  1. Breng het proces in kaart en de momenten waarop professionals gegevens delen.
  2. Beoordeel of de gegevens gedeeld mogen worden (rechtmatigheid).
  3. Beoordeel of er risico’s zijn als deze gegevens gedeeld worden.
  4. Beschrijf (voorgenomen) maatregelen om de risico’s te beheersen.

Na het doorlopen van alle stappen voldoet een organisatie aan de verplichting om een privacy impact assessment (PIA) op te stellen. Een PIA helpt daar waar persoonsgegevens worden verwerkt en gedeeld om de effecten voor betrokkenen in kaart te brengen en te beoordelen.

Contact over deze werkwijze gegevensuitwisseling

U kunt contact opnemen over de werkwijze gegevensuitwisseling tussen organisaties met de afdeling Ketenregie van het ministerie van Justitie en Veiligheid.

No man is an island. Hetzelfde geldt voor de overheid en organisaties. De meeste overheidsorganisaties zijn onderdeel van een keten. Binnen deze keten wordt op veel verschillende momenten en manieren gegevens gedeeld. Of het nu gaat om het beschermen van een kind of het insluiten van een veroordeelde crimineel. We delen informatie opdat iedere professional zijn werk kan doen. Zo dragen we gezamenlijk bij aan een veilige samenleving terwijl we tegelijkertijd ook de rechten van de burgers beschermen.

Het recht op privacy is een grondrecht dat al eeuwen oud is. Het achterliggend idee is dat iedere burger het recht heeft om met rust gelaten te worden. De overheid mag niet zomaar ingrijpen in het leven van haar burgers. Het delen en gebruiken van persoonsgegevens mag alleen als de overheid daar een expliciete taak voor heeft die in de wet is vastgelegd. Een grondrecht mag je in beginsel niet schenden tenzij je kunt aangeven waarom dat noodzakelijk is. Om nog meer nadruk te leggen op het feit dat grondrechten niet geschonden mogen worden staan er tegenwoordig forse boetes op. Het delen van gegevens en het beschermen van privacyrechten van de burger botsen soms: vaak willen organisaties gegevens uitwisselen maar is het lastig voor de professional om snel te bepalen of dat mag. Daarnaast spelen er vaak andere zaken mee zoals veiligheid, maar ook praktische technische bezwaren. Het delen van gegevens en gegevensbescherming worden daarom vaak als belemmerend en complex beschouwd. Vaak is dat helemaal niet nodig. Je kan 2 dingen doen: je hoofd in het zand steken en hopen dat alles zich vanzelf oplost. Of er aan gaan staan en iets doen! Het loont om de complexiteit bij de hoorns te vatten: door hier op de juiste manier de benodigde aandacht te geven aan de manier waarop gegevens met elkaar kunnen worden gedeeld kan het een stuk eenvoudiger worden. Sterker nog: het biedt kansen.

Er is  –om de organisaties te helpen- een werkwijze ontwikkeld die helpt om gestructureerd gegevensuitwisseling mogelijk te maken. Deze werkwijze wordt gekenmerkt door samenwerking dat wil zeggen: met alle ketenpartners. Multidisciplinairiteit. Wat wil zeggen met medewerkers met juridische, procesmatige en informatiekundige kennis. Dit leidt tot concrete oplossingen voor op de werkvloer het gaat juist uit van wat wel kan, en niet van wat niet kan of mag. Toepassing van de werkwijze levert kansen op: Voor de werknemer leidt de werkwijze tot meer houvast en zekerheid over gegevensuitwisseling met minder fouten en minder zorgen tot gevolg. Wat informatiesystemen betreft levert toepassing van de werkwijze een bijdrage aan een betere beheersing van beschermingsmaatregelen. Ook voor de organisatie biedt de werkwijze kansen. Het draagt namelijk bij aan accountability aan een efficiënter primair proces en het zorgt er voor dat kennis de gegevensuitwisseling binnen de organisatie opgebouwd en geborgd wordt. Richting de maatschappij tenslotte geldt de verplichting te kunnen verantwoorden wie, wat, waarom heeft verwerkt of verstrekt. In de wet is dat omschreven als accountability en transparantie. Met de werkwijze voldoe je aan deze verplichting als organisatie en kunnen betrokken burgers hun rechten van correctie en inzage gemakkelijk uitoefenen.

De aanpak binnen de werkwijze is als volgt: Beschrijf op objectieve wijze het proces en benoem de momenten waarop je gegevens met elkaar deelt. Beoordeel de rechtmatigheid van de momenten waarop je gegevens met elkaar deelt. Beschrijf en beoordeel de risico's. Beschrijf de voorgenomen maatregelen. Dit werkt het beste door multidisciplinaire teams in te zetten. Medewerkers van de werkvloer, juristen, ICT-ers en informatiekundigen. Met deze werkwijze maak je omgang met privacy begrijpelijk en werkbaar voor je organisatie. En je zorgt er voor dat de privacy van de burger beter bewaakt en gerespecteerd wordt.