Op woensdag 18 maart vond in Utrecht de vijfde netwerkbijeenkomst van het Duurzaam Digitaal Stelsel (DDS) plaats. Het doel: van elkaar leren en krachten bundelen, om zo een nóg sterker digitaal stelsel te vormen. In gesprekken, themasessies en een panelgesprek stonden samenwerking, standaardisatie en burgergericht werken centraal. De rode draad van de middag: met meer transparantie, vertrouwen en kennisdeling wordt de strafrechtketen sterker.
Bob van der Hulst spreekt de aanwezigen toe
Praat met elkaar
Dagvoorzitter Eric van der Zwan heet de aanwezigen welkom. Hij benadrukt de noodzaak van samenwerken in de keten om te kunnen werken aan de ketenopgave. Eric: “Daarnaast is het voor een goede samenwerking essentieel dat je de ander begrijpt”, vertelt hij. “Begrijp je de realiteit van een ander in een andere organisatie, dan krijg je begrip voor hoe dingen elders zijn georganiseerd. Dit kan weer leiden tot andere prioriteiten.” De middag biedt alle gelegenheid voor de aanwezigen om elkaar te leren kennen. Eric roept de aanwezigen dan ook op om elkaar veel vragen te stellen. “Dit is nodig om te begrijpen waar de ander vandaan komt, hoe het zit in zijn of haar organisatie. Zo bouwen we samen verder aan een sterker rechtssysteem.”
Eric van der Zwan
Daar is Calluna Euving, lid van de Raad voor de rechtspraak en voorzitter van het Informatieberaad, het mee eens. “Kennis delen, krachten bundelen: daar draait samenwerking in de keten om. Voor een betere informatievoorziening in de strafrechtketen is het belangrijk dat we verschillende mensen en expertises bij elkaar brengen zodat we samen meer bereiken. Niet in je eigen hokje blijven zitten, maar kennisdeling en open zijn naar elkaar toe maakt ons beter. Daar moet je de juiste voorwaarden voor scheppen: cultuur, inhoud, strategie en vertrouwen.” Op de netwerkbijeenkomst komen deze voorwaarden samen. “Praat met elkaar”, roept Calluna de aanwezigen dan ook op. “Dit maakt de keten sterker.”
“Deel kennis met de ander, bundel krachten en zet daarbij je eigen belang opzij.”
Onderlinge samenwerking transformeren
Volgens Janet Cadel, manager Ketenbureau DDS ad interim, ligt de oplossing voor de ketenopgave (het verbeteren van de informatie-uitwisseling tussen ketenpartners) niet in het veranderen van de externe complexiteit, maar in de transformatie van de onderlinge samenwerking. “Daar kunnen we namelijk iets aan veranderen.” Ze vraagt de aanwezigen om mee te bewegen naar de toekomst toe, naar die verandering. “Om dit te kunnen doen, is het belangrijk dat we transparant en open zijn naar elkaar. Deel kennis met de ander, bundel krachten en zet daarbij je eigen belang opzij. Zo versterken we de verbinding van alle schakels in de keten.”
Bob van der Hulst aan het woord
Missiegedreven werken
Het woord is daarna aan Bob van der Hulst, site director bij Oatly. Hij neemt de aanwezigen mee in de missiegedreven bedrijfsvoering van het voedingsbedrijf. “We willen het makkelijker maken voor mensen om gezond te eten zonder de planeet te schaden.” Hij legt uit dat je als wereldspeler relevant moet zijn om zo’n missie te kunnen realiseren. “Je moet altijd 100% kwaliteit bieden, altijd beschikbaar zijn wanneer de consument je product zoekt, en dit altijd tegen een prijs kunnen aanbieden die de consument bereid is te betalen.”
Dit geldt in zekere zin ook voor de missie van de strafrechtketen: zorgen voor tijdig, eerlijk en effectief recht. Om als keten missiegedreven te kunnen werken noemt Bob een aantal cruciale fundamenten, waaronder standaardisatie: “Met duidelijke standaarden en procedures voor iedereen zorg je voor kortere doorlooptijden, een betere kwaliteit van je ‘product’ en lagere kosten.” Als voorbeeld noemt Bob het Romeinse Rijk, dat groot kon worden en lange tijd succesvol bleef dankzij een sterke focus op standaardisatie. In het leger, de infrastructuur, de taal, enzovoorts. Daarnaast is procesconfirmatie volgens Bob ook een essentieel fundament voor een goed functionerende organisatie én keten: “Controleer regelmatig of die standaarden ook worden nageleefd. Als dit niet zo is, zoek dan naar de achterliggende oorzaak: is de standaard onduidelijk, of is er extra training nodig?”
De burger centraal stellen
Het volgende uur wonen deelnemers verschillende interactieve themasessies bij. In dit artikel is de themasessie over burgergericht werken uitgelicht. In deze sessie nemen Mascha Denneboom, betrokken bij de JenV-brede Werkagenda, en Jornt van Zuijlen, projectleider responsieve overheid bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, een selecte groep deelnemers mee in burgergericht werken: het centraal stellen van de burger en zijn of haar behoeften, in plaats van de procedure of het systeem.
Allereerst vraagt Jornt de deelnemers om zichzelf een cijfer te geven, tussen de 1 en 10, gebaseerd op hoe burgergericht zij werken. De scores lopen uiteen van een 5 tot een 9,3. De deelnemers praten met elkaar over de uitdagingen die komen kijken bij burgergericht werken. Bijvoorbeeld een gebrek aan direct contact: vaak hebben professionals de belangen van burgers wel in het hoofd zitten, maar zit de burger niet aan tafel wanneer bijvoorbeeld processen of wetgeving ontworpen worden. “Van veel dingen die ik doe, heb ik een idee van wat het effect zal zijn”, vertelt een van de deelnemers. “Maar hoe het daadwerkelijk uitpakt voor het slachtoffer of de verdachte, daar heb ik geen zicht op. Al zou ik daar wel meer zicht op willen hebben.”
Mascha Denneboom aan het woord
“Stel jezelf regelmatig de vraag: ben je verliefd op de klant of op het proces?”
De sessieleiders introduceren diverse manieren om burgers te betrekken, verzameld in een kwadrant: het Factor B-wiel. Een wegwijzer, als het ware, die alle programma’s en methoden om burgergericht te werken categoriseert. Denk aan participatietrajecten zoals burgerberaden, focusgroepen en straatgesprekken, usability-onderzoeken en klantpanels, en het benutten van ervaringsdeskundigheid. Aan het eind van de sessie formuleren de deelnemers een aantal verbeterpunten om mee terug te nemen naar hun dagelijkse werk.
“Stel jezelf regelmatig de vraag: ben je verliefd op de klant of op het proces?”, tipt een deelnemer tot slot. Een andere deelnemer kijkt met plezier terug op de sessie. “Ik heb er veel inspiratie uit gehaald. De concrete maatregelen die het Factor B-wiel inzichtelijk maakt, helpen mij om verdachten, slachtoffers en andere ketenpartners beter te betrekken.”
De overheid als koekjesfabriek
Na afloop voegen de aanwezigen zich weer samen in de plenaire zaal, waar elke themasessie door een van de sessieleiders kort wordt samengevat. Daarna nemen Eva Wilde, programmamanager EMMA bij het Openbaar Ministerie, Ellen Mulder, CIO en directeur IT, data en innovatie bij het Centraal Justitieel Incassobureau en Bob van der Hulst van Oatly plaats op het podium voor een panelgesprek. Er wordt gepraat over de vraag of de bedrijfsvoering van de overheid vergelijkbaar is met een commercieel bedrijf. Bob vindt van wel: “Elke organisatie opereert volgens een systeem met input, output en klanten, ook de overheid. Al maken de politieke context en schommelingen in beleid het voor de overheid wel wat complexer.” Eva vergelijkt de overheid met een koekjesfabriek. “In beide gevallen gaat er iets in en iets uit. Alleen is bij de overheid het maatschappelijk belang anders. Dat maakt het complex.”
De dagvoorzitter vraagt de panelleden tot slot welke tip zij de zaal willen meegeven. Bob geeft aan dat het vermogen om te willen én kunnen veranderen de spil vormt van verandering binnen je organisatie. Ellen vult aan: “Wel is het belangrijk dat je rekening houdt met het verandervermogen van je organisatie. Dit vertelde Bob eerder op de dag en dat sprak mij wel aan. Te hard vooruitlopen werkt averechts.” Bob vervolgt: “Voordat je een strategie of verandering uitrolt, moet je eerst kijken of de organisatie er wel klaar voor is. Kijk daarom niet alleen naar de infrastructuur en de systemen, maar ook of de verandering al in de mindset van je mensen zit.”
Van links naar rechts: dagvoorzitter Eric, Ellen, Eva en Bob
Vol energie
Aan het eind van de dag zijn sprekers en deelnemers het met elkaar eens: de strafrechtketen is zo sterk als de verbinding tussen de ketenpartners, waarbij iedere partner essentieel is voor een rechtvaardig en efficiënt systeem. Om dit te bereiken moeten organisaties transparant durven zijn over knelpunten en standaardisatie omarmen als een middel om vrijheid en kwaliteit te creëren.
