Het aantal zaken dat op zitting wacht vanuit het Openbaar Ministerie (OM) in Rotterdam is in drie jaar met 25 procent gedaald. De doorlooptijden voor jeugd- en zedenzaken zijn aanzienlijk verkort. Dit is te danken aan de verbeterde samenwerking tussen het OM en de rechtbank, met hulp van de ketencoördinator. Deze onderlinge afstemming komt jaarlijks samen in het zittingsconvenant.
Coen Jaspar, Michiel Hes en Femke Wegman
Wat zijn de belangrijke opbrengsten van deze samenwerking?
Het aantal zaken dat nog op zitting wacht vanuit het OM is de afgelopen jaren met 25 procent gedaald. Zedenzaken moesten eerder soms tot anderhalf jaar wachten vanaf het aanleveren van het dossier tot de dag van de zitting. Nu is dat 10 maanden. Enkelvoudige jeugdzaken werden eerst in veel gevallen niet binnen een jaar behandeld, nu lukt dat bij 70 tot 80 procent wel. Coen: "We zijn nog niet waar we willen zijn, maar we maken met elkaar significante stappen."
Bovendien zijn alle betrokkenen tevreden met het convenant en werken Femke, Michiel en Coen met plezier samen. “We leggen de feiten op tafel en zijn open een eerlijk over onze belangen. We respecteren de grenzen van elkaars domein, maar kunnen daar wel een gesprek over voeren”, vertelt Michiel. Ook is er onderling vertrouwen dat gemaakte afspraken na worden gekomen. Dat is belangrijk op zowel persoonlijk, bestuurlijk als operationeel niveau.
“Door de huidige manier van werken komt niemand voor verrassingen te staan en accepteren we elkaars verschillende standpunten”, onderstreept Femke. Rechtbanken zijn geen eenheidsworst, benadrukt zij. Iedere plek heeft andere behoeftes. In de havenstad vragen bijvoorbeeld drugsproblematiek, jeugdcriminaliteit en een hoog aantal zaken rondom huiselijk geweld veel capaciteit. Ergens anders kan de nadruk weer heel anders liggen. Maar in Rotterdam zijn ze trots op hoe ze het regelen samen, en dat delen ze graag.
Coen Jaspar
Welke rol heeft de ketencoördinator?
De ketencoördinator is hierin een soort oliemannetje, stelt Michiel. Daar herkent Coen zich wel in: “Doordat ik als ketencoördinator in iedereens wereld zit, zie ik wat de invloed van besluiten is en waar de belangen en knelpunten zitten. Dat probeer ik open en eerlijk op tafel te leggen. Zo kom je tot oplossingen die voor iedereen helpen.”
Coen spreekt als het ware de taal van beide partijen en kan verschillende rekenmethoden of terminologieën aan elkaar verbinden, zodat de onderlinge afstemming makkelijker verloopt. Die verbindende rol zorgt niet alleen voor betere samenwerking tussen OM en Rechtspraak, maar ook voor proactieve communicatie met de hele keten. Inzicht in de plannen en capaciteit van bijvoorbeeld de politie zorgt voor realistischere afspraken in het convenant. Andersom kunnen andere ketenpartners beter anticiperen op de afspraken in het convenant.
Michiel Hes
Wat zijn de pijnlijke punten, waar moet je rekening mee houden?
Toen Coen in 2023 begon als ketencoördinator, zag hij dat de voorraden (het aantal nog te plannen zaken) in Rotterdam het allerhoogste waren van het land. Femke: “Iedereen wil de zaken die er liggen op een zo kort mogelijke termijn en een zo goed mogelijke manier voor laten komen.” Maar de rechtbank heeft niet oneindig veel strafrechters, tijd en zalen beschikbaar. Wat er is, moet over verschillende rechtsgebieden verdeeld worden, waar strafrecht er slechts één van is.
“Alle rechtsgebieden verdienen aandacht, alles is belangrijk”, stelt Coen voorop. “De meeste andere strafrechtketenpartners zien alleen strafrecht en hebben dus minder zicht op de keuzes die de Rechtspraak moet maken. Dat zorgde in het begin voor onbegrip.”
Daarbij komt dat Rotterdam een van de vier concentratierechtbanken is. Dit betekent dat naast het lokale parket ook het Landelijk Parket (LP), Functioneel Parket (FP), het Europese Openbaar Ministerie (EOM) en de Centrale Verwerking Openbaar Ministerie (CVOM) hun zaken voorleggen aan de rechtbank Rotterdam. Waar alle parketonderdelen eerst zelf onderhandelden met de rechtbank, vervult Michiel inmiddels een coördinerende rol voor deze OM-onderdelen. “De hoeveelheid aan verschillende parketten en soorten zaken maakt het verdelen van de zittingscapaciteit in Rotterdam nog complexer”, zegt Coen.
Femke: "Meer zittingscapaciteit voor een bepaalde zaakstroom, betekent minder voor een ander. Daarom is het belangrijk hier gerichte keuzes in te maken.” Daarbij moet er worden geprioriteerd: kiezen van welk type zaken de doorlooptijd dit jaar (nog) niet verkort wordt, en van welke wel. "Samen kwamen we tot het besef dat we het vraagstuk van grote voorraden en lange doorlooptijden niet in één jaar konden oplossen" stelt Coen. "Het is niet alleen belangrijk om aan te geven waar je als eerste mee aan de slag gaat, maar ook welke effecten deze keuzes hebben op andere zaakstromen.”
Uiteindelijk heeft dit in Rotterdam geleid tot een meerjarig plan, dat begint met het versnellen van de jeugd- en zedenzaken. “Daarbij zorgen we er nadrukkelijk voor dat de gemaakte keuzes niet leiden tot ongewenste waterbedeffecten binnen andere zaakstromen”, geeft Coen aan. Dat wil zeggen dat er ook voor niet-geprioriteerde zaakstromen voldoende capaciteit vrijgemaakt wordt om de doorlooptijden in elk geval niet verder op te laten lopen.
Femke Wegman
Wat maakt het Rotterdamse zittingsconvenant zo’n succes?
De laatste drie jaar verloopt de samenwerking tussen OM en de Rechtspraak steeds beter. Mede dankzij de ketencoördinator hebben de betrokken partijen meer inzicht in, en begrip gekregen voor elkaars situatie. Belangen, verantwoordelijkheden en beperkingen worden beter met elkaar gedeeld, waardoor het afstemmen steeds makkelijker en daardoor ook sneller gaat.
Waar vraag en aanbod eerst nog op één hoop werd gegooid, wordt het aantal te behandelen zaken nu meer gesplitst naar de verschillende zaakstromen. Daardoor is er een beter beeld van hoeveel zaken van welk type er verwacht worden en hoeveel zittingscapaciteit er per zaakstroom nodig is. De rechtbank komt op haar beurt met een prognose voor het aantal beschikbare strafrechters. Dit biedt een beter beeld van het vraagstuk en de verschillende mogelijkheden. Femke: “Doordat je weet wat er ligt, kan je ook steeds beter uitleggen waarom je bepaalde keuzes maakt.”
Michiel: “Bij het verdelen van de totale capaciteit kijken we per parket hoeveel zaken er nog wachten op behandeling en hoe we tot een eerlijke verdeling kunnen komen die voor iedereen acceptabel is. Omdat je weet wat de behoeftes van de andere parketten zijn, gun je elkaar ook af en toe wat. En dat verbeterde contact maakt herverdeling van zittingsruimte ook makkelijker als een zaak onverhoopt niet doorgaat.”
Omdat een convenantsafspraak ver vooruit wordt gemaakt, is het lastig om exact te voorspellen hoe het zaaksaanbod zal gaan verlopen. Daarom wordt er niet alleen gekeken naar de lange termijn. Ze sturen ook maandelijks bij als dat nodig is. Dit kan omdat Femke, Michiel, Coen en hun collega’s regelmatig overleggen en reflecteren. Het convenant is daarmee een levend document waarmee naar een duidelijk doel wordt toegewerkt. Michiel: “We voelen ons nu veel meer samen verantwoordelijk voor het geheel aan zaken dat nog behandeld moet worden.” Het is dit begrip voor elkaars mogelijkheden en beperkingen dat in Rotterdam leidt tot minder wachttijd voor strafzaken.