Op naar een papierarme strafrechtketen

Rechters met dikke dossiers onder hun arm op weg naar de zittingzaal: dat gebeurt nog maar bij 8% van de zaken. Marc de Barse, John van de Rijt en Pieter van Riemsdijk strijden vanuit de nieuwe gezamenlijke locatie in Utrecht voor een papierarme strafrechtketen.

John van de Rijt, Marc de Barse en Pieter van Riemsdijk

  • John van de Rijt is programmadirecteur Alle Zaken Digitaal (AZD). Hij heeft jarenlange ervaring bij de politie, OM en ZM.
  • Marc de Barse is de nieuwe programmadirecteur digitalisering voor de strafrechtketen.
  • Pieter van Riemsdijk is rechter en lid van de Ketencoördinatiegroep Informatievoorziening Strafrechtketen (KIS). Binnen de rechtspraak is hij verantwoordelijk voor de digitalisering van de strafrechtspraak.

Alle papier de strafrechtketen uit. Wat zijn de voordelen van deze digitali-sering?

Pieter van Riemsdijk

Van Riemsdijk: ‘Je creëert data en dat biedt ontelbare mogelijkheden om het werk beter te kunnen doen. Zo zijn bij de politie een groot aantal ‘cold cases’ gedigitaliseerd. Vroeger moest een rechercheur deze zaken wekenlang doorakkeren op zoek naar bruikbare forensische sporenpatronen. Nu kan een computerprogramma dit in een mum van tijd doen.

Maar ook politiemensen op straat kunnen hun voordeel doen met data. Als een diender in zijn MEOS-apparaat snel ziet wie hij voor zich heeft, dan kan hij ter plekke beter inschatten wat nodig is: een bed of een boete. Daarmee voorkom je dat mensen onnodig te maken krijgen met het strafrecht.

Daarnaast heeft het logistieke voordelen. Als je informatie digitaliseert, dan kun je er vanaf elke plek op elk gewenst moment over beschikken. Daarnaast kun je informatie sneller overdragen.’

De Barse: ‘Als je je data goed op orde hebt, kun je slachtoffers en daders bovendien beter inzicht geven in hoe het ervoor staat met hun zaak.’

Van de Rijt: ‘Verder kun je data die je één keer invoert, meerdere keren gebruiken. Dat is efficiënter; voorheen moesten we gegevens van elkaar overtypen’

Wat hebben jullie het afgelopen jaar al bereikt?

Van Riemsdijk: ‘In het najaar van 2017 dreigde de digitalisering bij het OM-ZM ernstig te vertragen. Als we niets zouden doen, zouden we pas begin 2020 onze doelen halen. Dat vonden we onaanvaardbaar. We hebben toen de stip op 31 december 2018 gezet. Met 30 man zijn we een dag bij elkaar gaan zitten om te bedenken wat er nodig is om papier de strafrechtketen uit te krijgen. Aan het eind van de dag lag er een plan om papier uit het strafproces te krijgen tussen OM en ZM. Om dat te bereiken moesten we 150.000 manuren verspijkeren. Oftewel: daarvoor was € 15 miljoen nodig. Dat budget hadden we niet, we kwamen € 10 miljoen tekort.’

John van de Rijt

Van de Rijt: ‘Met veel lef en doorzettingsvermogen heeft Pieter het benodigde budget vrij weten te maken. We zijn begonnen met de laatste fase in het strafrechtproces: we wilden geen papieren dossiers meer op zitting.

Het afgelopen jaar hebben we veel vooruitgang geboekt. Zo kunnen inmiddels alle zaken waarin iemand in hechtenis zit digitaal worden verwerkt. Hetzelfde geldt voor het traject dat zich daarvoor afspeelt tussen OM en rechter-commissaris. Ook voeren we nu met de politie constructieve gesprekken over de digitale aanlevering van dossiers. We hebben een elektronische handtekening ontwikkeld die op dit moment wordt getest. Alles wat OM en Rechtspraak nu digitaal behandelen ontvangt de advocatuur digitaal. Maar er is meer bereikt. We hebben laten zien dat samenwerking loont. Een prettige bijkomstigheid: ik merk dat mede hierdoor het vertrouwen in de ICT is gegroeid.’

Zijn er al meetbare resultaten?

De Barse: ‘Op dit moment is bijna 92% van de zaken die op zitting komen digitaal. Eind dit jaar willen we op minimaal 96% zitten. Verder gaan we aan de slag met het digitaliseren van de stappen die plaatsvinden voordat een zaak op zitting komt.’

Van Riemsdijk: ‘We hebben bewezen dat OM en ZM het aankunnen. We hebben er alle vertrouwen in dat het ketenpartners als de politie ook gaat lukken. Documenten die de strafrechtketen in komen, zouden eigenlijk maar heel even op papier mogen bestaan. Informatie moet snel gedigitaliseerd worden, zodat het in het systeem komt van ons allen.’

Wat gaat de nieuwe programmadirectie digitalisering doen?

Marc de Barse

De Barse: ‘Eerst willen we dat de politie digitale procesdossiers voor veelvoorkomende criminaliteit digitaal aanlevert bij het OM. Een succesvolle proef bij de politie in Rotterdam bewijst dat dit kan. Op een tablet kun je digitaal je handtekening zetten, zodat je het proces verbaal niet hoeft uit te printen. Het is een kwestie van tijd en geld om een technische toepassing te realiseren zodat dit op grote schaal kan.

Verder krijgen we steeds vaker te maken met multimediaal bewijsmateriaal, zoals filmpjes gemaakt met de smartphone. We willen een manier vinden om deze onderdeel te maken van digitale dossiers.

Daarnaast gaan we bekijken hoe we complexe dossiers het beste digitaal door de strafrechtketen kunnen krijgen.’

Wat gaan collega’s in de strafrechtketen merken?

Van de Rijt: ‘We gaan in gesprek met mensen uit het veld over het digitaliseren van stappen in de strafrechtketen. Dat doen we op de nieuwe gezamenlijke locatie in Utrecht.’

Van Riemsdijk: ‘We proberen slimme oplossingen te bedenken, maar digitalisering lost niet in één keer alle problemen op. Soms hebben mensen torenhoge verwachtingen en zijn ze teleurgesteld omdat iets niet meteen lukt. Als een medewerker bij een arrondissementsparket 3.000 pagina’s scant en daar 1 pdf van maakt, dan duurt het voor een ander lang om dit document te openen. Daarom raden we ook aan om dossiers wat slimmer op te knippen. Gebruikers moeten er soms even handigheid in krijgen.’

Het programma digitalisering in de strafrechtketen loopt tot 2022. Wanneer zijn jullie tevreden?

Van Riemsdijk: ‘Als we een bijdrage leveren aan de strategie van de strafrechtketen. Bijvoorbeeld: de doorlooptijden met 2 weken verkorten omdat kantonrechters en politierechters hun handtekening digitaal kunnen zetten en daardoor de executieketen sneller aan de slag kan. Dan leveren we een concreet resultaat met een blijvend effect. Maar weet dat digitalisering een lange adem vergt. Het is 2 stappen vooruit, 1 stap achteruit.’

Van de Rijt: ‘Ik ben tevreden als gebruikers, zoals de diender op straat, de officieren en de rechters op zitting, tevreden zijn. Als digitalisering als ondersteuning voelt, en niet als last.’

De Barse: ‘Elk stapje in de keten moet digitaal kunnen. Ik ben tevreden als we multimedia kunnen integreren in digitale dossiers en als we verschillende doelgroepen in de samenleving goed kunnen bedienen. Denk aan slachtoffers, daders en advocaten.’

Van Riemsdijk: ‘We moeten toe naar een rechtspraak die toegankelijk is, waarbij de burger zich serieus genomen voelt.’