Ketenmeerjarenplan Digitalisering gereed: een routekaart voor de keten
Welke opgaven en vraagstukken worden de komende jaren gezamenlijk opgepakt binnen het Duurzaam Digitaal Stelsel (DDS)? Dit staat in het Ketenmeerjarenplan (KMJP) Digitalisering Strafrechtketen 2025-2029. Het plan is gebaseerd op de ontwikkelperspectieven van de ketenpartners, meerjarige prioriteiten zoals vastgesteld door het BKB, verschillende jaarplannen en andere documenten. Veel input dus, maar hoe kom je vervolgens tot een gezamenlijke visie? Hennie Brands (DJI), portefeuillehouder KMJP in het CIO-beraad, en Olivier van der Horst (CJIB), lid van de werkgroep KMJP, vertellen er meer over.
Best spannend
Het maken van het KMJP was “best spannend”, vertelt Hennie Brands, Directeur Directie Informatievoorziening bij Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) en vanuit het CIO-beraad nauw betrokken bij het proces. Dat had volgens haar met twee dingen te maken: ten eerste was er nog nooit een ketenmeerjarenplan gemaakt. Voorheen werden alleen ketenjaarplannen gemaakt, waarin enkel kort vooruitgeblikt werd. Ten tweede werd met dit ketenmeerjarenplan een andere richting ingeslagen dan voorheen, namelijk een pad dat vooral ten dienste staat aan de invoering van het nieuwe Wetboek van Strafvordering (nWvSv).
Hennie: “De invoering van het nieuwe Wetboek gaat enorme impact hebben op alle partijen in de keten. Om de implementatie hiervan te faciliteren, moeten de onderlinge afhankelijkheden van de ketenpartners duidelijk zijn. Helder moet zijn welke gemeenschappelijke (keten)voorzieningen nodig zijn om informatie-uitwisseling tussen de ketenpartners te faciliteren. Dat is belangrijk. De verschillende organisaties weten heel goed wat zij zelf moeten doen, maar zij moeten dit ook op het juiste moment doen. De samenhang [tussen wat elke ketenorganisatie doet] is dus heel belangrijk.”
Een mooie vervolgstap op het Ketenmeerjarenplan Digitalisering is dan ook dat verschillende organisaties aan de hand van het plan met elkaar een gezamenlijke routekaart ontwikkelen en inzetten op gemeenschappelijke voorzieningen , zodat zij in hun eigen planningen alvast kunnen voorsorteren op wat gaat komen. Het meerjarige karakter van de opgave van het nieuwe Wetboek maakt een langere planningshorizon nodig.
|
Het Ketenmeerjarenplan Digitalisering in een notendop DDS richt zich op de informatie-uitwisseling tussen de ketenpartners. In het Ketenmeerjarenplan Digitalisering staat welke opgaven de komende jaren worden opgepakt binnen DDS. Van de zes geformuleerde opgaven hebben twee opgaven prioriteit: de keten IV-opgave ten behoeve van het nieuwe Wetboek van Strafvordering (hierna nWvSv) en het vervangen van verouderde IT-systemen door wendbare informatievoorziening. Naast de zes opgaven zijn er negen speerpunten die randvoorwaarden vormen voor een goede informatie-uitwisseling tussen ketenpartners in de strafrechtketen. Deze negen zijn: (1) doelgroepenstrategie, (2) integriteit en authenticiteit van stukken, (3) dossieroverdracht, (4) nummersystematiek, (5) semantiek, (6) referentietabellen, (7) terugmelden, (8) identiteitsbehandeling en (9) vraagmakelaar. Het hele Ketenmeerjarenplan lees je door hier te klikken. |
Contouren schetsen
Ook Olivier van der Horst, strategisch adviseur Informatievoorziening bij het CIO-office van het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) en lid van de werkgroep die het Ketenmeerjarenplan schreef, benadrukt hoe belangrijk het is om de contouren te schetsen om het nWvSv succesvol te implementeren.
“Je wil weten welke projecten en belangrijke architecturale voorzieningen daarvoor neergezet moeten worden en welke ketenstandaarden dan worden gezien als noodzakelijk.”
Dit betekende dat de werkgroep deze contouren is gaan verkennen met andere gremia, zoals onder andere de Architectuurraad, de Portfolioraad en Keteninformatievoorziening (KIV). Samen met deze gremia is in kaart gebracht: wat zijn tot 2030 de stappen die moeten worden gezet?
Olivier: “Uiteindelijk zijn we gekomen tot negen speerpunten. Dit zijn de eerste contouren van de routekaart tot 2030. Op korte termijn gaan we deze contouren uitwerken en de planningen van de ketenorganisaties naast elkaar leggen. Hiermee maken we de stap naar een concrete routekaart.”
De bedoeling is dat het Ketenmeerjarenplan herijkt wordt als dat nodig is, omdat er veel kan veranderen in vijf jaar tijd. Je kunt het dus zien als een ‘levend document’.
Visies bij elkaar brengen
Het uitvragen van visies en planningen is één ding, maar hier een gezamenlijk geheel van maken een tweede. Hoe schipper je tussen verschillende belangen en inzichten en werk je goed samen?
Olivier legt uit dat het cruciaal is dat inzichten vanuit de gremia worden uitgewisseld. Het liefst ziet hij dat collega’s van ketenorganisaties zelf meeschrijven aan het ketenmeerjarenplan in plaats van dat er alleen informatie wordt opgevraagd. De werkgroep bestond voor het schrijven van dit plan uit afgevaardigden vanuit de Rechtspraak, CJIB en DJI, programma nWvSv en de Politie. Het geheel werd begeleid door een coördinator vanuit het Ketenbureau.
Olivier: “Het is van groot belang dat de keten zelf participeert in de totstandkoming van het KMJP. Als organisaties zelf meeschrijven aan het plan, dan wordt het nog meer het plan van de ketenorganisaties zelf in plaats van dat de werkgroep zich baseert op hun [al geschreven] plannen. Ik zou willen bereiken dat het KMJP sterk in lijn is met wat de organisaties gaan realiseren.”
Wel geeft hij de kanttekening dat hierbij de schaarse tijd die professionals in de keten hebben een belangrijk aandachtspunt is, waar ook de leden van de huidige werkgroep tegenaan liepen.
“Bij de herijking van het KMJP zal de benodigde diepgang ervan in balans worden gebracht met de benodigde inzet en werkvorm hiertoe. Nu ligt er een solide eerste versie van ons KMJP. Dit plan willen we graag door ontwikkelen naar een nog beter instrument voor de strafrechtketen, zodat we steeds optimaler en met meer focus navigeren naar onze doelen. “Als organisaties zelf meeschrijven aan het plan, dan wordt het nog meer het plan van de keten zelf. ”
Belang van communicatie
Hennie Brands stond vanuit het CIO-beraad “om de werkgroep heen” om met hen mee te denken en de vertaling te maken tussen de werkgroep en het CIO-beraad. Zij wijst op het belang van communicatie voor een goed werkproces. Als voorbeeld geeft ze dat de werkgroep KMJP van een zelfsturende werkwijze naar een werkwijze ging waarin het ketenbureau meer regie voerde.
Hennie: “Er is wel wat discussie geweest daarover. Over wie wat doet en welke rol heeft. Je moet collegae meenemen in die verandering en kunnen uitleggen waarom we het iets anders gingen doen.” Omdat de meerwaarde van zo’n verandering zich meestal pas later in het proces laat zien, kan dat in het begin een hobbel vormen in de samenwerking. Hier komt bij dat er in de strafrechtketen “verschillende bloedgroepen” zijn die met elkaar moeten samenwerken, wat niet altijd makkelijk is, merkt ze op.
“In de strafrechtketen hebben we nog wel wat te leren om dat [ideeën over wat we van elkaar verwachten en wie welke rol heeft, red.] goed tegen elkaar uit te spreken. Dat je bespreekt: Hoe voelt dit? Hoe werken we samen? Komen onze verwachtingen met elkaar overeen? In het proces naar het KMJP hadden we dat, denk ik, beter en eerder kunnen doen.”
Trots op het resultaat én de mensen
“Dit klinkt misschien zwaar, maar”, haast ze zich om te zeggen, “eigenlijk is het ook een heel leuk proces om samen richting te zoeken en te verkennen.” Ze is trots op het resultaat en op de collega’s die het plan tot stand hebben gebracht. “Als je ziet waar je uiteindelijk uitkomt, dan zie je de meerwaarde van het proces”.
Ook Olivier van der Horst kijkt met een goed gevoel terug. “Het is leuk om buiten je eigen organisatie in de keten te werken. Het maakt dat je anders gaat kijken naar je eigen werkveld.”
Hij zit zelf, vanuit het CJIB, in de Tenuitvoerlegging die volgt op de organisaties uit de eerdere ‘deelketens’ Opsporing, Vervolging en Berechting. “Door te werken aan en met het KMJP zie je echt het perspectief van de ander. Dat verrijkt je beeld en maakt je bewuster dat je samen in de strafrechtketen aan gemeenschappelijke doelen werkt. Elke ketenpartner heeft er belang bij om de plannen van andere ketenorganisaties te kennen. Dat is uiteindelijk effectiever voor de hele keten.”
|
Meedenken met de werkgroep Olivier nodigt collega’s uit de strafrechtketen van harte uit om zich te melden als zij willen meedenken met de werkgroep, of suggesties of verbeterpunten hebben na het lezen van het Ketenmeerjarenplan. Wie dat wil, kan zich melden bij het Ketenbureau via dds@minjenv.nl. |