Met de komst van het nieuwe wetboek verandert er nogal wat aan de inrichting van het strafproces. Ook de zogenoemde ‘beweging naar voren’ vraagt om nieuwe werkwijzen, rollen en samenwerkingen binnen de Rechtspraak. Om medewerkers bij de gerechten hierbij te helpen, ontwikkelde Vincent Meelhuysen (Raad voor de rechtspraak) samen met een collega een uniek spel dat de veranderingen tastbaar en bespreekbaar maakt. “Zo kunnen zij alvast op een laagdrempelige manier kennismaken met de nieuwe wetgeving.”
Gedeelde regie
De beweging naar voren vormt een belangrijk onderdeel van het nieuwe Wetboek van Strafvordering. Van politie en Openbaar Ministerie tot aan Reclassering: de beweging zal het werk beïnvloeden van veel ketenpartners. Lucinda Blauw, als juridisch adviseur bij de Raad voor de rechtspraak werkzaam voor het programmateam Nieuw Wetboek van Strafvordering, geeft een voorbeeld van wat er vanaf april 2029 gaat veranderen: “Momenteel gaat een zaak vaak vrij snel van de rechter-commissaris naar de meervoudige kamer. Zodra de officier van justitie laat weten dat hij overgaat tot dagvaarden, is de rechter-commissaris zijn regierol kwijt en stopt hij met de meeste werkzaamheden. Met de invoering van het nieuwe wetboek behoudt hij zijn bevoegdheden langer, en voert hij vanaf een gegeven moment de regie samen met de voorzitter van de meervoudige kamer.”
De komst van het nieuwe wetboek heeft ook gevolgen voor de bestaande organisatorische werkprocessen en de informatievoorziening (ICT) in de gerechten. Het doel van deze veranderingen is dat zaken straks beter voorbereid bij de zittingsrechter komen, omdat de regie eerder in het proces komt te liggen. Zo'n betere voorbereiding moet aanhoudingen op zitting voorkomen en zo de kwaliteit van de berechting ten goede komen en doorlooptijden verkorten.
Vincent als spelbegeleider
Nadenken en sparren
Vincent, die als coördinator werkprocessen en business analist is aangesloten bij het programmateam, ontwikkelde samen met collega Stéphanie van der Heiden het bordspel ‘De beweging naar voren’, om de Rechtspraak alvast voor te bereiden op de veranderingen. Vincent: “Veel collega’s zijn er in de praktijk nog niet mee bezig, terwijl er veel gaat veranderen. Door het spel te spelen, kunnen zij alvast op een laagdrempelige manier kennismaken met de nieuwe wetgeving.”
Het spel laat collega's — van rechters en juridisch adviseurs tot administratieve medewerkers en MT-leden — met elkaar nadenken en sparren over hoe hun werkprocessen er in de toekomst uit kunnen gaan zien. De spelers krijgen een casus over een fictieve verdachte voorgeschoteld, die het strafproces binnen de rechtbank gaat doorlopen: van voorgeleiding bij de rechter-commissaris tot aan de inhoudelijke behandeling op een meervoudige kamerzitting. Hierbij geldt de nieuwe wetgeving, die door een spelleider wordt toegelicht. De spelers moeten verschillende casusvragen beantwoorden vanuit de nieuwe wet. Om een voorbeeld te geven: wat moet of kan de rechter-commissaris doen na ontvangst van de ‘stand van zaken’, waarmee de officier van justitie de rechter-commissaris informeert over de vervolging (binnen negentig dagen na het bevel gevangenhouding)?
"“Je gaat met elkaar in gesprek over hoe je de nieuwe regels gaat toepassen en hoe je de werkprocessen binnen jouw organisatie zou inrichten.”"
Rollen toewijzen
De spelers gebruiken kaartjes om de vragen te beantwoorden, die aan het begin van het spel zijn verdeeld. Hierop staan bevoegdheden van de voorzitter van de meervoudige kamer en de rechter-commissaris. Als een speler denkt dat zijn of haar kaartje past, deelt de speler dit met de groep en kan daarover worden gepraat. Vincent: “Je gaat dus echt met elkaar in gesprek over hoe je de nieuwe regels kan toepassen en hoe je de werkprocessen binnen jouw organisatie zou kunnen inrichten, of wat je nodig hebt om dat te kunnen doen. Wie krijgt welke rol en welke bevoegdheden ga je op welke momenten inzetten?”
Door hierover met elkaar te sparren, ontstaan uiteindelijk ideeën voor het toepassen van de nieuwe regels. Het spel is al gespeeld door collega’s bij verschillende rechtbanken in Nederland, zoals Den Haag, Almelo en Zwolle. Ook Lucinda heeft het spel al meerdere keren gespeeld: “Tijdens een van de sessies vroegen collega’s zich bijvoorbeeld af of de voorzitter van de meervoudige kamer wel tijd heeft voor de regierol, naast al zijn verantwoordelijkheden. Daar heb je dan met elkaar een gesprek over en al snel komen daar ook weer ideeën uit voort. Misschien is er meer juridische ondersteuning nodig, of een extra rechter-commissaris.”
Goede of foute antwoorden zijn er niet. Vincent: “Het is ook niet erg als je de casus niet oplost. Het gaat erom dat je de discussie met elkaar voert, dat je bespreekt wat wel en niet handig is binnen de nieuwe regelgeving en hoe je samen het strafproces inricht. Middels een nieuw systeem bijvoorbeeld, of door een structureel overleg aan te houden tussen voorzitter en rechter-commissaris. En hoe vindt dat overleg plaats? Telefonisch, of loop je bij elkaar langs?”
Waardevolle feedback
In de rol van spelbegeleider kunnen Lucinda en Vincent waardevolle feedback ophalen. Cruciale ideeën en wensen over de informatievoorziening en de procesinrichting neemt het programmateam Nieuw Wetboek van Strafvordering mee in de verdere implementatie van het nieuwe wetboek.
Lucinda
In Zwolle wierp een collega bijvoorbeeld de vraag op hoe rechters in opleiding straks voor die regierol moeten worden opgeleid. Lucinda: “De regievoering gebeurt nu bijna altijd op de meervoudige kamerzittingen. Als die regievoering verschuift naar de voorzitter, hebben rechters in opleiding straks minder gelegenheid om het te leren. Dit hebben we genoteerd voor de collega’s van het deelproject Opleidingen binnen het programmateam, collega’s werkzaam bij de SSR (het opleidingsinstituut van de Rechtspraak en het Openbaar Ministerie).”
"“Als de spelers aangeven dat het proces niet haalbaar is, neem je die input weer mee om het spel verder te stroomlijnen.”"
Eigen spel ontwikkelen
Ook een bordspel (laten) ontwikkelen om jouw organisatie kennis te laten maken met veranderingen binnen het strafrecht? Vincent geeft verschillende tips: “Kies voor een onderwerp dat groot genoeg is en gaat over een wijziging die inhoudelijk echt iets gaat veranderen. Zoek een nieuw proces dat eraan komt, waar veel mensen zich mee bezig moeten houden.”
Een goed ontworpen spel is essentieel om de juiste vragen naar boven te halen. Vincent: “Start met het idee, een blauwdruk van wat het proces zou moeten zijn. In een casus kun je vragen verwerken die de spelers over dat proces laten nadenken.” Waak ervoor dat je het bedachte proces van de ontwikkelaars niet voorop stelt. “Laat de spelers - de mensen binnen de organisatie - bedenken hoe ze het proces zouden invullen, ook als dat ingaat tegen het procesidee van de ontwikkelaars. “Dat idee toets je middels het spel. Als de spelers aangeven dat het proces niet haalbaar is, neem je die input weer mee om het spel verder te stroomlijnen.”
Het spel op A0-formaat
Van A0 tot volwaardig bordspel
Tot nu toe is het spel vooral gespeeld door de koplopers: een groep rechters en gerechtsjuristen die nu al geïnteresseerd zijn in het nieuwe wetboek en op verschillende manieren betrokken worden bij het programma. Eerst werd het spel summier gespeeld op een A0-vel met kaartjes. Later kwam er een vollediger spel met een meer uitgebreide set kaartjes. Op de koplopersbijeenkomst, afgelopen november in Amersfoort, presenteerde Vincent de laatste versie van het spel, dat is vormgegeven en gedrukt als een echt bordspel. Aan het eind van de bijeenkomst ontving ieder gerecht het bordspel als vervroegd kerstcadeau.
De reacties op het spel zijn vooralsnog erg positief. Lucinda: “Collega’s vinden het leuk om op zo’n toegankelijke manier te sparren over hoe ze de zaken straks kunnen gaan regelen. Daarnaast helpt het hen om de voordelen te zien van het vernieuwde wetboek, zoals dat doorlooptijden hierdoor kunnen versnellen en dat we efficiënter kunnen gaan werken.”
Ook komend jaar zullen Vincent, Lucinda en collega’s spelsessies bij verschillende gerechten organiseren. Vincent: “We hebben al een afspraak gepland staan bij de rechtbank Zeeland-West-Brabant, en ook andere locaties hebben aangegeven het spel te willen spelen.”