Ketencoördinatoren één jaar aan de slag: wat is er al bereikt?
Tien ketencoördinatoren werken sinds een jaar samen met de ketenpartners aan het verkorten van de doorlooptijden. Elk in een andere regio, gericht op de behoeften van die regio. Van het delen van data tot aan systeemveranderingen: waar hebben zij aan gewerkt en wat heeft het opgeleverd? Aan het woord zijn de ketencoördinatoren van Oost-Brabant, Limburg en Zeeland-West-Brabant.
Cijfers zaakstromen inzichtelijk gemaakt
De ketencoördinatoren werken voor de ketenpartners in de regio, met als doel om de regionale samenwerking binnen de strafrechtketen te verbeteren. In iedere regio worden andere accenten gelegd. Zo wordt in Limburg gewerkt met gedeelde data. Hier werken OM, Rechtspraak en Politie sinds begin 2024 volgens de Limburgse aanpak: periodiek komen zij bij elkaar om het te hebben over drie zaakstromen, waarvan de cijfers van Politie, OM en Rechtspraak in een online dashboard worden bijgehouden. Kiki Mahovic (hoofd Verkeerstoren) vervult samen met Kim Voncken (projectleider OM) en Danielle Meijs (beleidsmedewerker Politie) de functie van ketencoördinator in deze regio.
Kiki: ‘In de periodieke gesprekken die we met de ketenpartners voeren, geven we tekst en uitleg aan de cijfers in het dashboard.’ Zo kan er sneller worden ingespeeld op veranderingen. ‘De Politie geeft bijvoorbeeld aan dat zij een lagere instroom van zaken verwachten, omdat binnen het zedenteam veel mensen ziek zijn. Later volgt dan weer een hogere instroom van oude zaken. Of de Politie heeft een verslag gemaakt met oude zaken, waardoor je nu de doorlooptijd ziet oplopen. Volgende maand wordt die doorlooptijd weer korter omdat die oude zaken niet meer opwegen. Dit soort gesprekken voeren we geregeld.’
‘Door die openheid die we naar elkaar toe hebben, kom je heel snel achter de belemmeringen die elke organisatie kent.’
Al is het nog te vroeg om te zeggen of er op het gebied van de doorlooptijden grote stappen zijn gezet, verandering is zeker al merkbaar binnen de samenwerking. Daniëlle: ‘We benaderen het vraagstuk los van het belang wat we hebben vanuit de eigen organisatie. Zo zetten we vanuit de verbinding die samenwerking op, door gewoon alles op tafel te leggen waarvan wij denken dat het misgaat. Dat is onze succesfactor, want door die openheid die we naar elkaar toe hebben kom je heel snel achter de belemmeringen die elke organisatie kent.’
Dat Kiki, Kim en Daniëlle het ketencoördinatorschap met zijn drieën vervullen, heeft zo zijn voordelen. Kim: ‘Doordat we bij meerdere organisaties hebben gewerkt, hebben we alle drie kennis van het primaire proces. Zowel in de eigen organisatie als in de andere betrokken organisaties. Tegelijkertijd zijn we ook hoogover betrokken, waardoor we kunnen onderzoeken hoe we dingen kunnen verbeteren.’
Duidelijkheid over zittingscapaciteit en uitstroom
In Oost-Brabant verkent ketencoördinator Jessica Mutsaers momenteel samen met Politie, Openbaar Ministerie (OM) en Rechtbank of er een meerpartijenconvenant gesloten kan worden voor de periode 2026-2028, waarin gemaakte afspraken over de in- en uitstroom van zaken zijn vastgelegd. Jessica: ‘Het OM en de Rechtbank maakten al jaarlijks productieafspraken met elkaar, maar hier werd de Politie niet bij betrokken. Als gevolg hiervan sloot de uitstroom vanuit de Politie niet aan bij de afspraken gemaakt tussen het OM en de Rechtbank, waardoor de door het OM aangevraagde zittingscapaciteit al jaren hoger lag dan de door de Rechtbank beschikbaar gestelde zittingscapaciteit.’
Met een projectgroep van controllers uit de drie organisaties maakte Jessica inzichtelijk aan welke zittingscapaciteit behoefte is, gelet op de uitstroom die de Politie verwacht in de komende jaren. Cijfers en volumes worden nu door de ketenpartners met elkaar gedeeld. Jessica: ‘Hierdoor weten we op hoofdlijnen welke capaciteit de Rechtbank heeft. Daarnaast weten we wat de uitstroom bij de Politie voor de komende jaren gaat zijn. Daar kunnen Rechtbank en OM nu al enigszins rekening mee houden. Dat is bijzonder, want dat deze informatie tussen ketenpartners wordt gedeeld, dat gebeurde vroeger niet. Ook hebben we duidelijkheid gekregen over de beschikbare ketencapaciteit voor de komende jaren.’
De projectgroep werkt momenteel aan een voorstel waarmee de Politie haar uitstroom beter kan laten aansluiten op die ketencapaciteit. Jessica: ‘Daarnaast onderzoeken we hoeveel zaken er door het OM zouden kunnen worden afgedaan en hoeveel zaken er zouden moeten worden doorgestuurd naar de Rechtbank. Dit betekent ook dat er keuzes gemaakt moeten worden over welke zaaktypen dit dan moeten zijn. In welke zaken is het nodig dat OM en Rechtbank een oordeel vellen, en welke zaken moeten we op een andere manier afdoen, wellicht ook omdat het strafrecht geen passende oplossing biedt? Op deze manier hopen we een bijdrage te kunnen leveren aan het terugbrengen van de voorraden en het verkorten van de doorlooptijden.’
‘Hulp en ondersteuning van een ketencoördinator bij dit proces is wel nodig. Anders blijft het bij goede gesprekken en leuke intenties.’
Jessica biedt als ketencoördinator een waardevolle aanvulling voor de samenwerking, ziet Stijn van Griensven, hoofd operatien bij Politie Oost-Brabant: ‘Als regisseur van het samenwerkingsverband brengt zij partijen bij elkaar. Ook coördineert ze het proces en geeft ze zetjes waar nodig. Daarnaast kan zij boven alles uitstijgen, waardoor wij als partners niet enkel vanuit ons eigen belang denken maar breder kijken naar het belang van de keten en de samenleving. Natuurlijk doen wij dat als bestuurders ook, maar hulp en ondersteuning van een ketencoördinator bij dit proces is wel nodig. Anders blijft het bij goede gesprekken en leuke intenties.’
Systeem van beoordelen en jeugdbriefings veranderd
In de regio Zeeland-West-Brabant richt ketencoördinator Marion Kruizinga zich op het werkproces jeugd, artikel 6 Wegenverkeerswet, en zeden. Dit doet zij door het gesprek tussen Rechtspraak, OM, Politie, Reclassering en de Raad voor de Kinderbescherming te faciliteren. In samenwerking met de ketenpartners zoekt zij naar verbetering in de organisaties, bijvoorbeeld door zittingsplanningen flexibeler te maken, zowel voor de kinderrechter als de meervoudige kamer. Maar ook door bij het OM te versnellen in de fase van beoordelen.
Marion: ‘Door even stil te staan en naar het proces te kijken, zijn mensen zich ervan bewust geworden dat dossiers ongewenst lang blijven liggen. Soms moet je ze een zetje geven, met elkaar om tafel gaan en nadenken: hoe kunnen we het anders doen?’ Dit werpt zijn vruchten af. Zo heeft het OM het systeem van beoordelen en jeugdbriefings veranderd.
‘De jeugdbriefings worden nu elke dag gehouden, waardoor er meer tijd over blijft voor overleg met Politie over de inhoud van dossiers.’
Marion: ‘Het OM, team Interventies, heeft nu kunnen bewerkstelligen dat op het gebied van jeugd de beoordelingen veel sneller plaatsvinden. De jeugdbriefings worden nu elke dag gehouden, in plaats van drie dagen per week. Hierdoor blijft meer tijd over voor overleg met Politie over de inhoud van dossiers. Ook heeft de Politie in het werkproces artikel 6 Wegenverkeerwet gewerkt aan het verkorten van de omvangrijke (technische) processen verbaal (PV), waardoor de Politie een PV sneller door kan zetten naar het OM.’
Marrit van Nuenen, hoofd Verkeerstoren: ‘Marion is goed in het verbinden van mensen, processen en doelstellingen. Het OM, de Rechtbank en de Verkeerstoren zijn onlangs gestart met een pilot waarmee we de doorlooptijden in zedenzaken willen verkorten. In de totstandkoming daarvan heeft Marion een grote rol gespeeld. Door aan te haken bij de overleggremia, of door – wanneer het haar te lang duurt – zelf een overleg te faciliteren en ons daarbij van advies te voorzien. Met succes: binnen de pilot is inmiddels de eerste zaak succesvol gepland, binnen de gestelde termijn.’
Meer weten?
In dit artikel staan de ketencoördinatoren kort stil bij hun werkzaamheden en bereikte resultaten. In het nieuwe jaar gaan de ketencoördinatoren in verschillende artikelen uitgebreid in op het veranderingsproces en de samenwerking met de ketenpartners.
Meer lezen over de ketencoördinatoren? Lees het eerder verschenen artikel over Bertine Koekkoek, Nandi Kruijswijk en Coen Jaspar, ketencoördinatoren voor respectievelijk de regio’s Amsterdam, Midden-Nederland en Rotterdam.