Detentie-informatie centraal geregeld: zo werken ministerie, DJI en Justid succesvol samen aan Injus
Alle actuele en historische informatie over (ex-)gedetineerden op één plek, daarvoor zorgt informatieportaal Injus. Dit jaar bestaat het portaal tien jaar. Nog elke dag werken het ministerie van Justitie en Veiligheid, DJI en Justid samen aan de (door)ontwikkeling ervan. Wat maakt het portaal en de onderlinge samenwerking een succes? “Het voelt alsof we collega’s van elkaar zijn.”
Een generiek en centraal loket
Injus werd in 2013 in gebruik genomen vanuit de behoefte aan een generiek en centraal detentieloket. Het is een dienst in de vorm van een portaal dat informatie over justitiabelen beschikbaar stelt aan partijen die deze informatie nodig hebben voor hun eigen processen. Vandaag de dag vragen er jaarlijks ruim 2.100 mensen, werkzaam bij verschillende organisaties, eenmalig of periodiek detentie-informatie op. Rechtstreeks via Injus, of indirect via de Strafrechtketendatabank.
Jan Hoogenbosch, projectleider bij DJI en als zodanig betrokken bij Injus, legt uit: “Denk hierbij aan bijvoorbeeld het CJIB, dat gegevens ontvangt om slachtoffers van delicten te informeren, of een gemeente die een signaal krijgt wanneer de detentie van een gedetineerde begint of eindigt.”
Sinds het portaal live ging, heeft het de communicatie over detentie-informatie wezenlijk veranderd. Helmuth Kort, productspecialist bij Justid, vertelt: “Voordat Injus bestond, waren er wel al applicaties waar je informatie uit kon halen. Zo heeft het gevangeniswezen er een, en is er weer een aparte applicatie voor TBS met dwangverpleging. Hetzelfde geldt voor Justitiële Jeugdinrichtingen. Al deze verschillende applicaties communiceren onderling niet met elkaar, waardoor er een versnipperd landschap aan detentie-informatie was.”
Injus brengt de actuele en historische detentieperioden van mensen in deze drie sectoren bij elkaar. Een totaaloverzicht van de perioden dat iemand in detentie heeft gezeten, waar dan ook, door de jaren heen. Gegevens die, met eHerkenning, ook op een veilige manier beschikbaar gesteld kunnen worden aan ketenpartners buiten Justitie.
Andere eigenaar
Opdrachtgever tot het ontwikkelen van Injus was het ministerie van Justitie en Veiligheid, die de eerste jaren ook eigenaar van het portaal was. In 2010 startte zij samen met DJI en Justid met het bouwen van het portaal. Drie jaar later werd het platform officieel in gebruik genomen en ontsloot Injus informatie over volwassen gedetineerden. Sindsdien is het platform elk jaar verder uitgebreid, en kwamen er elk jaar nieuwe informatie-afnemers bij. Inmiddels ontsluit Injus ook informatie over jongeren in detentie en tbs-gestelden.
In 2020 droeg het ministerie het eigenaarschap over aan DJI. Een logische stap, vindt Wouter Vroegindeweij, plaatsvervangend hoofd Ketenregie en coördinator van het cluster Executie van het directoraat-generaal Straffen en Beschermen bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. “Het portaal ontsluit informatie waarvan DJI de eigenaar is. Logisch dat DJI dan ook eigenaar is van het portaal. Zo kunnen zij samen met Justid zelf invulling geven aan hoe zij de detentie-informatie het beste kunnen ontsluiten. Hierbij zijn wij natuurlijk wel altijd als opdrachtgever betrokken gebleven.”
Regelmatig afstemmen
Wat goed werkt in de samenwerking tussen het ministerie, DJI en Justid, is dat de partijen zeer regelmatig afstemmen. Vroegindeweij: “We spreken elkaar niet pas in de stuurgroep, maar ook tussendoor. Zodat je in de stuurgroep niet voor verrassingen komt te staan.”
Een pluim geeft hij aan Hoogenbosch en Jenniskens, die altijd zo transparant mogelijk zijn in hun voortgangsrapportages. “We hebben altijd goed scherp hoe werkzaamheden verlopen. Zijn er tegenvallers, dan horen we dat ook. Dat geeft vertrouwen.”
Zo’n tegenvaller kan bijvoorbeeld gaan over aanpassingen die om meer tijd vragen dan oorspronkelijk verwacht werd. Maar ook over problemen in het systeem. Helmuth geeft een voorbeeld: “Om een burgemeester te kunnen informeren over de aanstaande terugkeer van zwaardere delinquenten, moet een delinquent onherroepelijk veroordeeld zijn. De datum van dit vonnis haalden we uit een ander systeem. Maar wat bleek nu? Die datum werd pas in dit andere systeem gezet wanneer de zaak bij het OM administratief was gefiatteerd.” Hierdoor kon Injus burgemeesters soms niet op tijd informeren. “Daar moesten we dan weer een oplossing voor bedenken.”
“Het voelt alsof we collega’s van elkaar zijn”
De korte lijntjes met DJI en het ministerie helpen om, wanneer zo’n probleem zich voordoet, snel tot de kern van het probleem te komen. Kort: “Op het moment dat we iets vinden, nemen we direct contact op met Willy [Jenniskens, red.], onze contactpersoon bij DJI. Vervolgens gaan we samen kijken hoe we het probleem op kunnen lossen, en wat we gaan communiceren naar de afnemers. Daarin trekken we samen op. Wat dat betreft hoort Willy bij ons team, het voelt alsof we collega’s van elkaar zijn.”
Nieuwe afnemers, nieuwe wensen
Nog elk jaar krijgt Injus er nieuwe afnemers bij die elk nieuwe of andere functionaliteiten wensen, toegespitst op hun taken binnen de strafrechtketen. Daarnaast moeten er regelmatig veiligheids- en privacy-updates worden uitgevoerd. Alle aanpassingen en onderhoudswerkzaamheden worden besproken in een speciale stuurgroep en vastgelegd in een jaarplan, dat DJI, Justid en het ministerie gezamenlijk maken.
Willy Jenniskens, business product owner bij DJI, legt uit: “Wat willen we aanpassen, waar willen we naartoe? Maar ook: doen we de goede dingen? En zijn deze dingen ook echt nodig? Het zijn allemaal vragen die we intensief met elkaar doorspreken.”
Het DevOps-team van Justid is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer, het onderhoud en het verbeteren van het portaal, en daarmee ook voor het doorvoeren van de punten uit het jaarplan. Dit team bestaat uit ervaren ontwikkelaars, testers en beheerders met kennis en jarenlange ervaring met het systeem achter Injus, maar ook met grote affiniteit met de afnemers en gebruikers van Injus.
De teamleden worden op allerlei manieren betrokken bij het werkproces van de partijen die informatie afnemen bij Injus. Zo zijn ze bijvoorbeeld een paar keer op bezoek geweest in de gevangenis, om met werknemers te praten, en op gesprek geweest bij het Openbaar Ministerie, het CJIB en gemeenten.. Daardoor begrijpen zij beter wat er binnen de keten speelt en hoe afnemers de informatie uit het portaal gebruiken.
“Het is niet onze applicatie die belangrijk is, maar wat de detentie-informatie uit Injus toevoegt aan het werkproces van onze afnemers. Dat is de toegevoegde waarde.”
Die betrokkenheid is een belangrijk element dat bijdraagt aan het ontwikkelen van een gebruiksvriendelijk informatieportaal, vertelt Ruben Cuny, product owner bij Justid: “We zeggen altijd: het is niet onze applicatie die belangrijk is, maar wat de detentie-informatie uit Injus toevoegt aan het werkproces van onze afnemers. Dat is de toegevoegde waarde. Het is voor ons dan ook belangrijk dat we de juiste cruciale detentie-informatie tijdig leveren op een veilige manier.”
Stukje historie uit de kast
Een laatste succeselement in deze samenwerking is de jarenlange ervaring die iedereen heeft met Injus. Zowel bij DJI als bij het ministerie en Justid. Zo ook Marieke Guldemond, projectleider en informatiemanager bij team Ketenregie van het ministerie, die al heel wat jaren bij dit project betrokken is. Inmiddels is zij een ware vraagbaak geworden voor collega’s bij DJI en Justid.
Guldemond: “Binnen ons departement begrijpen we waar je allemaal mee te maken hebt, waar je tegenaan kunt lopen en hoe je daar dan het beste mee om kunt gaan. Juist ook omdat we lange tijd eigenaar zijn geweest. Soms helpt het dan als ik een stukje historie uit de kast haal en vertel waarom we jaren geleden een bepaalde beslissing hebben genomen.”
Als voorbeeld vertelt Marieke over een – steeds terugkerende - vraag van veel gemeenten: “De persoons- en contactgegevens van casemanagers in Injus kunnen worden opgenomen. Jaren geleden hebben we besloten dit niet te doen en in plaats daarvan te werken met verwijzingen naar de detentielocatie. Om de privacy van de medewerkers bij DJI te waarborgen, maar ook vanwege tijdelijke afwezigheid van collega’s en personeelswisselingen. Dat we deze historische kennis paraat hebben, is dan heel handig.”
Feestelijk gevierd
Tot slot kijken de teamleden van DJI, Justid en het ministerie trots naar hun inspanningen van de afgelopen tien jaar en het huidige Injus. Het tienjarig bestaan hebben zij eerder dit jaar feestelijk met elkaar gevierd.