DG Anneke van Dijk bezoekt Huis van de Strafrechtketen
Op donderdag 10 april was Anneke van Dijk, directeur-generaal Rechtspleging en Rechtshandhaving, met een aantal medewerkers op werkbezoek bij het Huis van de Strafrechtketen. Tijdens haar bezoek werd Anneke bijgepraat over de ontwikkelingen binnen het Duurzaam Digitaal Stelsel (DDS) en de implementatie van de actiepunten uit de motie Ellian, die in januari de regering verzocht om voor verbetering van de prestaties van de strafrechtketen een aantal maatregelen te nemen. De directie Strafrechtketen nam haar mee in de samenwerking en cultuur van de ketensamenwerking op het gebied van het Duurzaam Digitaal Stelsel, en hoe DDS dit wil waarborgen. Een verslag van de middag.
Speelgoeddinosaurus
Twee presentaties, drie pitches en een open gesprek: een vol programma. De aanwezigen, naast Anneke en haar medewerkers meerdere collega’s van Duurzaam Digitaal Stelsel (DDS) en de directie Strafrechtketen (DSK) én vertegenwoordigers van ketenpartijen, nemen plaats in een u-vorm voor de duur van de bijeenkomst. In het midden, op de grond, staat een opvallende gast: een speelgoeddinosaurus. Nicole Zwart, manager van het Ketenbureau, legt uit: 'De meeste organisaties zijn lijngestuurd. Die lijnsturing werkt niet goed in een ketensamenwerking. Spel en informaliteit vormen de sleutel, vandaar dat dit stuk speelgoed in ons midden staat.'
Cultuurverschillen leren begrijpen
Op welke manier speelt organisatiecultuur een rol in deze ketensamenwerking? En hoe kunnen we de realisatiekracht in ketenverband binnen DDS vergroten? Hierover vertellen antropologen Eveline Bruijn en Joosje Thoma (Ketenbureau) tijdens de eerste presentatie. 'We beschouwen de strafrechtketen als ecosysteem', legt Eveline uit. 'Een systeem waarbinnen cultuur en samenwerking complex zijn. Zo complex dat je moet weten aan welke knoppen je moet draaien om effect te hebben.'
Het begint bij het begrijpen van de cultuurverschillen bij de verschillende ketenpartners. Eveline: 'Met elkaar brengen we in kaart waar dat elkaar raakt en hoe we daarbij samenwerken. Hierbij kijken we naar de kenmerken van een specifieke cultuur, en onderzoeken we de dynamiek die ontstaat wanneer de verschillende culturen samenkomen. We kijken welke aspecten functioneel of disfunctioneel zijn.' Door te kijken naar de verschillende lagen van cultuur worden patronen zichtbaar. Zo is er binnen DDS bijvoorbeeld een continu dilemma tussen individualiteit en collectiviteit, werkt men document-georiënteerd, ontstaat er versnippering in de keten doordat men zelf sturing probeert te geven en volgt de sturing binnen organisaties de richting van het geld, zien Eveline en Joosje.
Om deze patronen het hoofd te bieden, werkt DDS aan het versterken van zogenaamde informele instituties. Centraal hierbij staan de wijze van samenwerken, vertrouwen en respect, in tegenstelling tot de formele instituties, waarbij het gaat over bevoegdheden, taken en rollen. Het is daarin belangrijk ketenpartners te stimuleren om belangen met elkaar uit te wisselen, het bewustzijn van het ketenbelang te vergroten en de papieren werkelijkheid zo veel mogelijk tot leven te brengen in de praktijk. Het Ketenbureau faciliteert hierin door de dialoog te stimuleren middels concrete handvatten als de praatplaat (zie afbeelding) en een zogenaamd kwartetspel om zo de verschillende belangen makkelijker op tafel te krijgen. Dit helpt ketenpartners begrijpen waar een ander vandaan komt, en hoe hun belang past binnen het ketenbelang. Tot slot vertelt Eveline dat zij binnenkort een analyse zullen opleveren die duidelijkheid geeft over de ineffectieve patronen binnen de keten, samen met een toolkit om deze problemen aan te pakken, voor nu op maat gemaakt door het Ketenbureau.
Twee punten prioriteren
Ketenadviseurs Jason Keizer en Marlies Hoorn (beiden van het Ketenbureau) nemen de aanwezigen mee in de acties die DDS heeft ondernomen met het oog op de motie Ellian. Zo is door het Informatieberaad besloten om vooral aandacht te geven aan: het verbeteren van het presterend vermogen en samenwerking binnen de strafrechtketen, en de informatiehuishouding en digitalisering.
'Een eigen belang hebben, ontslaat je er niet van om professioneel met elkaar samen te werken.'
Michiel de Ridder, directeur van DSK, vult aan: 'De digitaliseringsdoelen zijn opgesteld in een situatie waar niet optimaal werd samengewerkt. Wanneer we de samenwerking in de keten verbeterd hebben, kunnen we de digitaliseringsdoelen aanscherpen.' Om dit voor elkaar te krijgen, is het belangrijk om inzicht te hebben in de interne agenda’s van de ketenpartners. Maar, zegt Michiel, dit is niet altijd even makkelijk. 'Overigens ontslaat een eigen belang hebben je er niet van om professioneel met elkaar samen te werken.'
Marlies: 'Al worden de gesprekken nu wel anders gevoerd dan voorheen. Zo wordt in beraden nu meer informatie gedeeld, wat een jaar geleden nog niet gebeurde.' Die openheid en eerlijkheid zijn belangrijk, beaamt ook Anneke. Al kan dit, zeker in het begin, ook politieke consequenties met zich meebrengen: 'Kijk bijvoorbeeld naar de Belastingdienst. Zij waren open over hun problematiek en kunnen sommige dingen niet doen, met goede redenen. Dit kan alleen maar als je eerlijk bent over de problematieken die spelen.'
Het daadwerkelijk doen blijft moeilijk
Na de presentaties volgen een drietal pitches over de belangrijkste werkzaamheden van DDS. Zo neemt Sander Zwienink, afdelingshoofd Ketenvoorzieningen bij DSK en voorzitter van de Architectuurraad, de aanwezigen mee in het verhaal hoe deze zich bezighouden met de manier waarop de keten met dossiers omgaat. 'Hier maken we afspraken en standaarden voor. Ook creëren we samenhang tussen de verschillende ketenpartners, waardoor de samenwerking soepeler verloopt.'
'We zijn een stapje verder dan alleen bedenken wat we willen doen: we doen het nu ook.'
In de praktijk worden de nieuwe afspraken en standaarden nog niet altijd goed nageleefd, vertelt hij. 'We maken afspraken over hoe het idealiter zou moeten gaan, maar het ook daadwerkelijk doen blijft moeilijk. Er is geen logische partij die dit zou moeten controleren.' Wel ziet Sander positieve ontwikkelingen: 'We zien een duidelijke verbetering, vooruitgang door de tijd heen. Een aantal van onze standaarden zijn nu al geïmplementeerd en zijn leidend voor de manier waarop informatie door de keten gaat. Inmiddels hebben we een eerste ketentest gedaan zodat we het door de keten heen kunnen krijgen. We zijn een stapje verder dan alleen bedenken wat we willen doen: we doen het nu ook.'
Passend beleid
Tijdig, eerlijk en effectief strafrecht: dat zijn de doelen van de strafrechtketen in een notendop. Hoe de strafrechtketen die doelen gaat bereiken, daar adviseert de portfolioraad over. Tijdens de tweede pitch legt Paul van de Water, voorzitter van de portfolioraad, er alles over uit. 'Welke opgaven dit met zich meebrengt, heeft te maken met de transitie waar de strafrechtketen doorheen is gegaan, met de verandering van een projectgestuurde organisatie naar het DDS. Van een organisatie gestuurd door geld veranderden we naar een inhoud gestuurde organisatie. Dit vraagt om passend beleid om die transitie optimaal te realiseren. Daar zijn we nu mee bezig.'
Problemen te lijf gaan
Wicked problems – ogenschijnlijk onmogelijk op te lossen problemen, daar heeft ook de digitalisering van de strafrechtketen mee te maken. Pieter van Riemsdijk, senior rechter, vertelt tijdens de laatste pitch alles over het innovatieplatform, waar nieuwe innovaties van DDS worden getest en oplossingen voor deze wicked problems worden gezocht. Het platform biedt een podium voor enthousiastelingen, vanuit de aangesloten organisaties in de strafrechtketen, met mooie ideeën om de strafrechtketen te innoveren, digitaliseren en hiermee te optimaliseren.
'Er is een mindshift gaande waarbij iedereen open staat voor de digitalisering van de organisatie.'
Mindshift gaande
Afsluitend is er een gesprek met Hennie Brands, CIO bij Dienst Justitiële Inrichtingen en directeur Informatievoorziening (Justitie en Veiligheid) en voorzitter van het CIO-Beraad en Rémy van Leest, president van de Rechtbank Gelderland en lid van het Informatieberaad. Beiden zijn betrokken bij de digitalisering in de keten. De samenwerking tussen de ketenpartners is de afgelopen twee jaar steeds beter geworden, ziet Rémy: 'Er is echt een mindshift gaande waarbij iedereen open staat voor de digitalisering van de organisatie. Wel heb ik moeten wennen aan de termijnen die gelden voor de implementatie.'
Waar richten DDS en DSK zich het komende jaar op? Hennie: 'We moeten nagaan of we aan de goede dingen werken, en of we nog de goede doelstellingen scherp hebben.' Een randvoorwaarde om dit te realiseren, is dat hierover een goed gesprek gevoerd moet kunnen worden. 'Daarnaast moet iedereen boven hun eigen belang uit kunnen stappen.'
Enorm mooi
Anneke vertrekt na afloop met nieuwe inspiratie: 'Deze middag was erg informatief en gaf mij goed beeld van wat er nu precies gebeurt op het digitale vlak, dat de samenwerking veel beter gaat. Er is meer eerlijkheid naar elkaar toe, IT en het werk dat men doet, zijn meer met elkaar verbonden. Enorm mooi wat er allemaal gebeurt.'