‘Denk in mogelijkheden, niet in problemen’

Julia Mendlik, president en rechterlijk bestuurslid van de rechtbank Midden-Nederland, is ervan overtuigd dat de doorlooptijden korter kunnen. Tijdens de Brede Bestuurdersbijeenkomst motiveert ze ketenpartners om bij te dragen aan een tijdige rechtspraak.

“Voor burgers is onduidelijk hoe lang een rechtszaak duurt”, vertelt Julia Mendlik. Te lange doorlooptijden betekenen volgens haar niet alleen een dalende klanttevredenheid, maar ook een tanend gezag. “Met als gevaar dat de maatschappij alternatieve vormen van rechtspraak zoekt. Daarnaast is het frustrerend voor rechters en juridisch medewerkers: hard werken lost niets op.” In 2018 startte daarom het project doorlooptijden. Inmiddels zijn er normen vastgesteld. “Voor alle hoofdstromen hebben we per processtap vastgesteld hoe lang het mag duren in aantallen weken. Niet alleen voor het strafrecht, voor alle processen. In het hele land zijn we met professionals bij elkaar gaan zitten.

Het is een enorme overwinning dat de normen zijn vastgesteld en dat we helderheid hebben over wat we moeten bereiken. Het geeft rechters de mogelijkheid om regie te houden.”

Wegwerken achterstanden

De komende drie jaar wil Mendlik inzetten op het wegwerken van achterstanden. “Desnoods op onorthodoxe manieren, door extra capaciteit in te vliegen of rechter plaatsvervangers enkelvoudig in te zetten.” Na het wegwerken van achterstanden is het volgens Mendlik zaak om slimmer te roosteren en te plannen. Tot slot is het belangrijk om de voorspelbaarheid te vergroten door betere communicatie. Vaak is niet zo zeer de tijd die het duurt van belang als wel de onzekerheid. “Betrokkenen willen weten wanneer hun zaak wordt behandeld. Beter verwachtingmanagement is nodig. Het zou mooi zijn als betrokkenen in een soort track and trace systeem kunnen kijken hoe het met hun zaak staat, zoals je ook een postpakket online kunt volgen.”

“Daarbij hebben we de hulp van ketenpartners nodig, ZM kan dit niet alleen.” Mendlik realiseert zich dat ketenpartners het al jaren hebben over het verkorten van de doorlooptijden en de capaciteit beperkt is. “Waarom zou het nu dan wel lukken, is het wel realistisch? We hebben het al zo druk. Kan dit er ook nog bij? Mijn geloof is dat we niet alleen van meer capaciteit afhankelijk zijn om stappen te maken.”

Deel goede voorbeelden

Mendlik vertelt dat het goed werkt om met verschillende partijen uit allerlei rechtsgebieden bij elkaar te komen in een tweedaagse om te brainstormen over manieren waarop werkprocessen en werkwijzen handiger, sneller en beter kunnen. Ze heeft gemerkt dat dit zorgt voor bewustzijn en energie. “Daarnaast moeten we onszelf niet te afhankelijk opstellen van wetgeving. Binnen de regels kunnen we veel meer. Dat vraagt lef.” Ze roept de bestuurders op om het verhaal te vertellen, aan mensen die in hun eigen koker zitten. “Vertel dat het in het belang is van de keten - en dus de samenleving - om processen te vereenvoudigen.” Daarnaast is het van belang om successen uit te venten. “Als bestuurders moeten jullie mensen op hun schild hijsen, faciliteer het delen van goede voorbeelden.  Laat mensen bijvoorbeeld lesgeven bij opleidingsinstituten.”

3 Mogelijkheden om de doorlooptijden te versnellen

Het betoog van Julia Mendlik kan rekenen op enthousiasme in de zaal. Drie deelnemers over de mogelijkheden die zij zien om de doorlooptijden te versnellen.

Doe meer mondeling en minder schriftelijk’

Annemieke de Vries, waarnemend algemeen directeur en directeur Wetenschap en Technologie bij het NFI: 
“Het NFI wil werken in de hartslag van de opsporing. Soms duurt forensisch onderzoek erg lang. Wat we tegenwoordig steeds vaker doen, is voor aanvang even de telefoon pakken om te vragen wat de partij die met de onderzoeksresultaten en het rapport verder gaat, precies wil weten. Voor wie schrijven we dit rapport en welke informatie hebben zij op welk moment nodig in deze zaak? Pas na dit gesprek gaan we in het laboratorium aan de slag en schrijven we het rapport. Door dit telefoontje, dat relatief weinig tijd kost, kunnen we sneller tot de kern komen. Dat scheelt tijd. Bovendien kan bijvoorbeeld de politie snel richtinggevende informatie van ons krijgen die ze direct kunnen gebruiken in de opsporing. En bij veel DNA-onderzoeken sturen we tegenwoordig een verkorte rapportage toe. Indien nodig is er altijd additionele informatie beschikbaar. Door meer mondeling te doen en minder schriftelijk, zetten we onze capaciteit efficiënter in. Mijn boodschap aan ketenpartners: durf systemen los te laten en ga het gewoon doen.”

‘Neem standaarden voor rapportages onder de loep’

Bart van Meegen, president van de Rechtbank Overijssel:
“Alle ketenpartners zitten in dezelfde positie van schaarste: onze capaciteit is beperkt. Dat moet ons echter niet belemmeren om te werken aan verbetering van de doorlooptijden. Onze capaciteit moeten we zo goed mogelijk benutten. Rapportages en PV’s worden met enorme zorgvuldigheid opgesteld. Denk bijvoorbeeld aan de uitgebreide NIFP-rapportages van het Nederlands Instituut voor Forensische Psychiatrie en Psychologie. Het is enorm tijdrovend om zulke rapportages te schrijven. Het gebeurt regelmatig dat NIFP-rapportages niet op tijd klaar zijn, waardoor we een zaak moeten aanhouden. Een verdachte moet dan langer in preventieve hechtenis en een slachtoffer moet langer wachten. Vaak hebben we zo’n rapport van dertig kantjes niet nodig en volstaat een passage om een beslissing te nemen. Als rechters dit aangeven, horen ze dat de rapporten moeten voldoen aan standaarden van het NIFP. Wellicht is het goed om deze standaarden eens gezamenlijk onder de loep te nemen, waarbij we kijken naar het belang voor de hele strafrechtketen?” 

‘Sneller werkstraffen tenuitvoerleggen door innovatieve aanpak’

Johan Bac, algemeen directeur Reclassering Nederland:
“Jaarlijks moet de Reclassering 35.000 werkstraffen tenuitvoerleggen, oftewel bijna 2 miljoen uur aan werkstraf. Binnen vijf maanden dat een veroordeelde zijn straf hoort, zou dit werk moeten beginnen, bijvoorbeeld in de Voedselbank of in het groen. Maar die norm haalden we bij lange na niet. Toen ik zelf een dag mee schoffelde en met mensen praatte die hun werkstraf uitvoerden, merkte ik dat straf aan relevantie verliest als het pas zo lang na het delict plaatsvindt. 
Om de normen wél te halen, kun je klassiek sturen aan de hand van cijfers. Dat hebben we ook gedaan en inmiddels halen we de norm. Maar als je echt grote stappen wil maken, moet je innoveren. Interne medewerkers geven wij de ruimte om met verbetervoorstellen te komen. Daarnaast hebben we dwarskijkers van buiten uitgenodigd. Zij hebben gepraat met veroordeelden, rechters en advocaten. We hebben een nieuw werkproces voor het tenuitvoerleggen van werkstraffen vormgegeven en gaan dit nu uitproberen in de praktijk.”