Digitalisering strafrechtketen: ‘Spectaculair als het lukt’

Op 10 december bracht minister Grapperhaus een werkbezoek aan het Huis van de Keten in Utrecht, waar ketenpartners samenwerken aan digitalisering van de strafrechtketen. Tijdens een rondgang werd de minister bijgepraat over multimedia, innovatie en ketenarchitectuur.

Ferdinand Grapperhaus, minister van JenV, is op bezoek bij het Huis van de Keten, de locatie in Utrecht die op 1 december werd geopend. Op twee verdiepingen werken hier mensen van verschillende organisaties samen aan ICT-projecten. Programmadirecteur Marc de Barse heet de minister welkom en licht de drie thema’s toe die in 2018 zijn benoemd: de aanpak van multiproblematiek, het verkorten van doorlooptijden en digitalisering. De programmadirecteur vertelt welke doelstellingen er zijn op het gebied van digitalisering: komen tot een duurzaam digitaal stelsel, het realiseren van ketenvoorzieningen (zoals de e-handtekening), beter omgaan met multimedia, een papierarme keten en het verbeteren van de dienstverlening. De Barse: “Bij dienstverlening moet je denken aan portalen, zoals het Verkeersportaal, Advocatenportaal en Slachtofferportaal.”

In 2018 is er 15 miljoen euro uitgegeven aan negen projecten, in 2019 bedroegen de uitgaven 50 miljoen en zijn er zeventien projecten afgerond. Met de resterende 145 miljoen zijn er nog tientallen projecten nodig om de doelstellingen te realiseren. Daarnaast is er volgens De Barse sprake van een zogenaamde ‘witte vlek’: er zijn nog meer projecten nodig om de doelstellingen te halen. “We hebben een weg te gaan, bijvoorbeeld om tot een papierarme keten te komen.” De aanwezige ketenpartners beamen dat. “Het is inmiddels mogelijk om een e-handtekening te zetten, maar dat moet nog wel in alle applicaties worden ingebouwd, met daarbij een id-controle. Wie mag wat doen in welk systeem?”

De politie kampt met het probleem dat er 17.000 mensen uitstromen. “Het gaat lukken, maar het kost tijd.” De ketenpartners hebben ervoor gekozen om geen nieuw overkoepelend systeem te laten ontwikkelen, maar te werken op basis van bestaande systemen. “Een volledige nieuw systeem zou te veel hooi op de vork zijn.” De politie zit nog in de fase van het digitaal maken van analoge stappen. Uiteindelijk moet digitalisering tijd besparen, waardoor agenten meer tijd hebben voor hun werk op straat. “Op dit moment is het nog niet spectaculair”, geeft De Barse toe. “Voordat we toe zijn aan transformatie, moeten we eerst de basiszaken op orde hebben en carbon digitaliseren. Wat wél nieuw is, is de hoge mate van samenwerking tussen de ketenpartners en de verantwoordelijkheid die ketenpartners voelen voor gezamenlijke projecten.” Grapperhaus: “Ik vind het spectaculair als het lukt. Je hebt immers te maken met verschillende organisaties, met bouwstenen die totaal niet op elkaar aansluiten.”   

Metrokaart

Dan is het tijd om een kijkje te nemen. Als eerste wordt de minister meegenomen naar de metrokaart. Portfoliomanager Karen van Monsjou laat zien hoe de strafrechtketen is gevisualiseerd. “Als burger is het vooral interessant om te weten welke belangrijke afslagen er zijn in het proces. Het proces hebben we daarom weergegeven als een metrolijn: welke belangrijke haltes zijn er? En op basis van welke gronden ziet mijn mogelijke vervolgroute er uit? Als je naar een metrokaart kijkt, besef je dat het een vereenvoudigde weergave van de werkelijkheid is. Je weet dat er een gedetailleerde stadsplattegrond onder ligt. Dat is het gesprek dat we met de professionals uit de keten voeren, om inzicht te krijgen in de werkprocessen. Tegelijkertijd helpt deze metrokaart om projecten goed in beeld te brengen, overlap te voorkomen en oplossingen in de keten te kopiëren of op te schalen.”

Daarnaast is er een portfolioproces ingericht, om er zeker van te zijn dat de beschikbare gelden doelmatig worden besteed. In het begin waren er nog geen strategische doelstellingen. Van Monsjou: “In 2018 zijn we van start gegaan met zogenaamde ‘no regret’-projecten, projecten waarover geen twijfel bestaat: die moeten hoe dan ook gebeuren. Denk aan de e-handtekening en het beter omgaan met multimedia.” Inmiddels bestaat er een handboek waarin de besluitvormingslijnen staan beschreven, de manier waarop we projecten beoordelen en een kennisbank met methodieken om het projectmatig werken te professionaliseren. Ook is er een dashboard waarin alle projectdetails zijn opgenomen en ketenpartners maandelijks rapporteren over de voortgang van hun project.

Papierarme keten

Diana Bouman, portfoliomanager bij het OM, vertelt over het verbannen van papier uit de keten. Bouman ziet een stijgende lijn. “Een onderdeel van het OM doet al 99 procent van de zaken digitaal. Nu werken we nog aan het laatste blok: het digitaal uitvoeren van de executiesancties. Niet alles gaat van een leien dakje, maar er worden mijlpalen gehaald.” De portfoliomanager vertelt dat ze nog duidelijker wil maken wanneer er wat wordt aangepakt, wanneer de kraan wordt dichtgedraaid en wat er nog moet gebeuren. “Dat noemen we visiegestuurd werken”, vult De Barse aan. “We kijken wat er nog mist en werken daar doelgericht aan.”
Naast grote projecten zijn er kleinere projecten die het verschil maken voor specifieke teams. Dat vindt de minister mooi. Maar hij vraagt zich wel af waarom alleen de agent, de officier van justitie, de rechter, het slachtoffer en de burger op de metrokaart staan. “Waarom staat de advocaat niet op de poster?” Dat blijkt slechts een kwestie van ruimtegebrek te zijn. Op de poster was maar ruimte voor vijf van de tien partijen. Aan de advocatuur wordt zeker gedacht. Zo wordt er gewerkt aan digitale gegevensuitwisseling met advocaten.

Multimedia

In de volgende vergaderzaal praat Sjoerd Hooghof, projectleider multimedia, de minister bij over zijn project. “Tegenwoordig heeft iedereen een mobiele telefoon bij zich waarmee hij foto’s en filmpjes maakt. Ook van incidenten op straat. Daar kan de politie gebruik van maken. Niet alleen burgers, ook winkeliers met hun beveiligingscamera’s hebben bruikbaar multimediamateriaal. Daarnaast hangen er nog camera’s in de openbare ruimte.” De website politie.nl biedt de mogelijkheid om beelden aan te leveren. Dat levert 15.000 bestanden per maand op. Ron de Milde, directeur keteninformatisering bij de Politie: “Verder zijn er nog collega’s op straat, die een bodycam dragen. Op de een of andere manier moeten we die al die bestanden, die allemaal  formaten hebben, verwerken.” Een burger moet op dit moment meekomen naar het politiebureau, waar de politie de filmpjes van zijn telefoon haalt. Dat kan volgens De Milde efficiënter. “En het sturen van bestanden naar het OM gaat ook omslachtig. Het liefst printen we een foto om die aan het dossier toe te voegen.”

De oplossing is volgens Hooghof eenvoudig. Multimediamateriaal kun je opslaan en vanuit die omgeving beschikbaar stellen. Apparaat- en locatieonafhankelijk. Vanaf het moment dat een bestand binnenkomt, worden alle handelingen vastgelegd, zodat je kunt nagaan of er is geknoeid met het bewijsmateriaal.

De marktpartijen van de wereld gaan deze voorziening ontwikkelen. Dat stelt niet iedereen gerust; marktpartijen gaan immers anders om met data dan de ketenpartners voor ogen hebben. Volgens Hooghof moeten deze marktpartijen voldoen aan alle eisen wat betreft veiligheid. “Bovendien kleven aan de huidige manier van werken meer risico’s.” De minister zou het liefst een Rijkscloud zien. “Dit is inderdaad een tussenoplossing”, vertelt Hooghof. “Mensen kunnen veilig bestanden uploaden, politiecollega’s kunnen deze bekijken en vervolgens andere ketenpartners autoriseren om deze bestanden ook in te zien. Het is snel, veilig en transparant.” Volgens de aanwezigen is het belangrijk om rechtstatelijke issues nog verder uit te diepen.

Innovatie

Wat doet de keten aan innovatie? Danah de Boer van het Testlab OM neemt minister Grapperhaus mee naar de praktijk van de werkvloer. De Wet herziening tenuitvoerlegging strafrechtelijke beslissingen komt eraan. Hoe zorg je ervoor dat OM-ers bekend raken met een onderdeel uit de wet USB, namelijk de nieuwe mogelijkheid van Advies OM? In samenwerking met het testlabOM en SSR werd een interactieve leermodule ontwikkeld. In deze module leren OM-ers aan de hand van een casus over de beslismomenten en zien ze meteen de consequenties van hun keuzes. Om deze leermodule te promoten liet De Boer een trailer ontwikkelen. In deze trailer een aansprekende rol van Ferry Bouman uit Undercover.

Jeroen Mandersloot, datascientist bij het Nederlands Forensisch Instituut (NFI), vertelt hoe innovatie opsporingsonderzoek kan ondersteunen als er veel data in beslag zijn genomen. “Voorheen moest een rechercheur door 100.000 beelden scrollen. Door algoritmes te bouwen proberen we meer informatie te krijgen uit beelden.” Dat gebeurt middels beeldclassificatie. De computer filtert er automatisch foto’s uit met containers, IS-vlaggen, drugs of wapens. Mandersloot ontdekte dat criminelen vaak foto’s doorsturen van tekst, bijvoorbeeld van een wachtwoord. De datascientist heeft iets ontwikkeld waarmee je de tekst uit de foto haalt, zodat je in die tekst op woorden kunt zoeken. Deze scene text recognition is onlangs gebruikt in een phishingzaak. “Foto’s van bankpassen konden we toen scannen, dat gaf snel inzicht in de getroffen banken en slachtoffers. Nu kijken we hoe we dit breder beschikbaar kunnen maken.”

Ketenarchitectuur

De laatste presentatie gaat over ketenarchitectuur; van wezenlijk belang om tot een duurzaam digitaal stelsel te komen. Jos van Dijk en Rocus Brasz, architecten van JenV, zijn beiden lid van de architectuurraad van de strafrechtketen. Anderhalf jaar geleden werd deze raad, bestaande uit deelnemers van verschillende ketenorganisaties, opgericht om overzicht, inzicht en samenhang te creëren. Brasz: “We willen niet voor elk probleem een apart systeem oprichten, maar willen juist vanuit samenhang strategisch te werk gaan.” De architectuurraad beperkt zich niet tot de programmaperiode, zij kijkt ook verder vooruit. Brasz: “We hebben dat geformuleerd in ons mantra: in 2024 kunnen wij in de strafrechtketen digitaal, betrouwbaar en eenvoudig personen, zaken, beslissingen en bewijsmiddelen van begin tot eind van de keten volgen zodat de informatie tijdig en volledig beschikbaar is voor wie dat nodig heeft en mag hebben, binnen en buiten de keten, ten behoeve van informeren, handelen, beslissen, leren, besturen en verantwoorden.” Dat betekent volgens Van Dijk ook de mogelijkheid om te kantelen van zaakgericht naar persoonsgericht en vice versa. “Voor het verminderen van de instroom en recidive zullen we vaker samenwerken en communiceren met organisaties buiten de keten. Denk aan de zorg en het sociaal domein. Dan kunnen we niet meer met zaken en dossiers aankomen.”

Tijdens de presentatie wordt duidelijk dat ketenarchitectuur niet alleen over techniek gaat, maar vooral over wat je wel en niet samen doet, het maken van heldere afspraken en het nadenken over hoe je zaken organiseert. Bijvoorbeeld over welke informatie je wilt delen met elkaar en hoe je daar autorisatie voor geeft en gemaakte fouten ketenbreed herstelt. Het gaat uiteindelijk over een stelsel van afspraken en een beperkte set van ketenvoorzieningen. De minister knikt instemmend.

Stap voor stap

Tot slot krijgt minister Grapperhaus een ingelijste metrokaart voor op zijn werkkamer. Tijdens de afsluitende borrel is er ruimte voor een wat informeler gesprek. “Wat is nu jullie grootste zorg?”, wil de minister weten. Eenduidig omgaan met data door de keten heen, wordt genoemd. Ron de Milde wil politiecollega’s ontzorgen op administratief gebied. “Bij een winkeldiefstal zijn agenten nu te lang bezig met administratieve werkzaamheden op het bureau. Terwijl je met moderne technieken aangifte zou kunnen opnemen met je smartphone.” De minister is er voorstander van om de agenten digitaal te leren rechercheren. Grapperhaus vertelt dat hij van de ene kant hoort ‘Schiet eens op’ en van de andere kant merkt dat zaken alleen stap voor stap kunnen, omdat werknemers zwaarbelast zijn met hun huidige werkzaamheden. Hugo Hillenaar, directeur Strafrechtketen, vertelt dat het digitaliseren van de strafrechtketen een taai proces is. “Het heeft tijd nodig, met al die verschillende organisatieculturen.” Grapperhaus: “Laten we niet te veel somberen. Ik schrijf een prijsvraag uit voor diegene die een beter land weet om in te wonen.” De minister spreekt af om periodiek langs te komen.