Simulatie voor het valideren van Ketenafspraken
In september vond een simulatie plaats door de werkgroep Dossierindeling en overdracht van het programma Ketenvoorzieningen. Het draaide om de verschillende mogelijkheden die er zijn om het digitale dossier na overdracht te ordenen. Doel van de simulatie was om te toetsen of de overdracht van informatie bij processtukken daadwerkelijk kan leiden tot gewenste ordeningsfunctionaliteit bij de ontvangende ketenpartners.
Het programma Ketenvoorzieningen is bezig om samen met de ketenpartners uit de strafrechtketen te komen tot werkafspraken en standaarden voor de uitwisseling van digital born processtukken. In opdracht van het Informatieberaad wordt op deze wijze invulling gegeven aan de ketenbrede business requirements die in juli 2021 voor de strafrechtketen zijn vastgesteld. Werkgroepen werken aan onderwerpen zoals de dossierindeling en overdracht, ondertekenen, waarmerken en valideren van processtukken, terugmelden van het zaakverloop en het proces verbaal voor de overdracht van multimedia. Dit richt zich zowel op lange als op korte termijn verbetering.
Overdracht, opslag, indeling
De eerste pogingen om het digitale procesdossier van de Rijksrecherche over te dragen aan het Openbaar Ministerie en de Rechtspraak hebben een hoop inzicht gegeven in welke problemen op dit moment spelen bij de overdracht. Deze zijn grofweg in te delen in overdracht, opslag en indeling. Zo schiet de bestandenpostbus bijvoorbeeld tekort bij het overdragen van zeer omvangrijke dossiers, heeft niet elke ketenpartner een opslagvoorziening om de omvangrijke processtukken (waaronder grote multimediabestanden) op te slaan en hebben OM en Rechtspraak andere ordeningsbehoefte dan de (voor de opsporing logische) ordening van algemeen, persoons- en zaaksdossiers.
Onderzoek naar uitwisseling
De werkgroep 'Dossierindeling en overdracht' kijkt vanuit deze problemen in de uitwisseling van het procesdossier van opsporing naar OM, Rechtspraak en advocatuur naar de functionaliteit die het procesdossier door de keten moet ondersteunen en de informatie die je daarvoor aan elkaar moet overdragen. Vervolgens wordt bepaald welke werkafspraken en standaarden daarvoor nodig zijn. Dit is een werkgroep waaruit afspraken en standaarden komen met een midden tot lange termijn doelstelling. De werkgroep wordt begeleid door programma Ketenvoorzieningen en bestaat uit vertegenwoordigers van de Politie, alle Bijzondere Opsporingsdiensten, Rijksrecherche, Koninklijke Marechaussee, Openbaar Ministerie en de Rechtspraak. NFI en JustID lezen mee. Zij werken aan het:
- kunnen controleren of de ontvanger over alle stukken van het procesdossier beschikt (compleetheid).
- krijgen van een goed beeld over de opbouw van het procesdossier (overzicht)
- kunnen ordenen van stukken ter ondersteuning van het eigen werkproces (ordening).
- verwijzen en navigeren binnen of tussen stukken (navigatie).
In gesprek
Een van de eerste bevindingen na een aantal werkgroepsessies is dat het met elkaar in gesprek gaan over de overdracht veel inzicht in en daarmee begrip voor elkaars werk geeft. Dat leidt er toe dat we eenvoudiger tot afspraken kunnen komen. Daarnaast blijkt terminologie een belangrijk onderwerp. Welke uitleg geeft bijvoorbeeld de wetgeving? Maar ook: welke terminologie gebruiken de ketenpartners intern? Wat spreken we af over de begrippen die we in de ketenoverdracht hanteren? Dit is belangrijk om onderlinge misverstanden te voorkomen die het werken aan oplossingen in de weg kunnen zitten.
Simulatie over ordening
De simulatie was de eerste live meeting die de werkgroep met elkaar heeft gehouden. Tot dan toe waren alle bijeenkomsten door corona en het feit dat deelnemers verspreid zitten over het hele land via video vergaderen gehouden.
Het doel was om voor het onderwerp ordening te valideren of de door de werkgroep uitgedachte informatie, die vanaf de opsporing wordt meegestuurd met de processtukken tot de gewenste ordeningsmogelijkheden kan leiden bij Openbaar Ministerie en de Rechtspraak.
Ordening is bij een digital born dossier zeer belangrijk, met name voor zeer omvangrijke zaken met soms honderden processtukken. Het digital born dossier van de toekomst bestaat namelijk uit losse, zelfstandige stukken die elk afzonderlijk zijn gewaarmerkt en waar nodig elektronisch ondertekend. Het ordenen en krijgen van overzicht is bij omvangrijke dossiers een noodzaak en ook een kans. Ten opzichte van het in één pdf bestand gescande dossier biedt het digital born dossier meer mogelijkheden op het gebied van gebruiksgemak en flexibiliteit.
Uitvoering
Vooraf hadden Openbaar Ministerie en de Rechtspraak elk een set criteria aangeleverd van ordeningen die men minimaal wilde kunnen samenstellen zoals bijvoorbeeld:
- alle verhoren van getuigen binnen een zaak of
- alle verhoren van alle verdachten’,
- ‘alle ingezette bevoegdheden en dwangmiddelen’.
Vervolgens is een actuele zaak bestaande uit zo’n 160 processtukken genomen en zijn de stukken voorzien van de door de werkgroep uitgedachte kenmerken. Voorbeelden van deze kenmerken zijn de naam van elk dossier (algemeen, persoons- en zaakdossiers), de documenttypen en per documenttype een set vaste labels’ om nog fijnmaziger te kunnen ordenen. Door middel van een kleine applicatie heeft de werkgroep tijdens de simulatie kunnen ervaren welke ordeningsmogelijkheden noodzakelijk bleken en welke niet. Zo was de conclusie dat documenttype een zeer belangrijk kenmerk is maar dat de daaraan gekoppelde labels bij overdracht niet noodzakelijk bleken. Wel kunnen de labels waarde hebben voor analysedoeleinden binnen de eigen werkprocessen van de afzonderlijke partijen. Uiteraard zullen er in het verloop van de werkgroep nog diverse kenmerken bijkomen
Afspraken en standaarden document
Naast de validatie van de onderzoeksvragen heeft de simulatie inzicht gegeven in het voor veel deelnemers toch nogal abstracte concept van het toekomstige digitale dossier en daarmee ook het inzicht voor nieuwe ideeën en mogelijkheden. De uitkomsten worden op dit moment verwerkt in een afspraken- en een standaarden document dat ketenbreed vastgesteld zal worden. Daarna kunnen de ketenpartners hiermee in de toekomst aan de slag bij het realiseren en implementeren van de uitwisseling van het digital born procesdossier.
Het vervolg
Wanneer deze onderwerpen zijn afgerond worden de vervolgonderwerpen aangepakt:
- Overdrachtsproces: Welke afspraken moeten worden gemaakt of aangepast bij het gebruik van een volledig digitaal dossier?
- Zaaksdata: Welke inhoudelijke data over een zaak draag je aan elkaar over?
- Metadata: Hoe vertaalt zich dat naar de informatie in berichten die we met elkaar uitwisselen?
Op deze manier komen alle aspecten rondom opbouw en overdracht van het procesdossier aan bod. Het doel van al deze afspraken en standaarden is dat er op middellange termijn een digital born procesdossier door de keten gaat waar de gebruikers van alle ketenpartners goed mee kunnen werken en dat daarbij functionaliteit biedt die bijdraagt aan transparantie en waarheidsvinding in het strafproces.