Van idee naar innovatie: Het Groene Mapje
Sinds kort wordt binnen de Rechtspraak en het Openbaar Ministerie (OM) bij wijze van proef gebruik gemaakt van het Groene Mapje, een nieuwe innovatie van de Justitiële Informatiedienst (Justid). In Haarlem, Amsterdam, Utrecht en Groningen gebruikt een aantal officieren van justitie, rechters en hun ondersteuners de applicatie om snel een beeld te krijgen van de persoon van een verdachte. De toepassing geeft met één zoekopdracht en in één oogopslag een persoonsbeeld en stelt gebruikers in staat om snel informatie uit aangesloten bronsystemen te vinden. Hoe werkt het precies? Bedenkers en initiatiefnemers George Rasker (OM), Pieter van Riemsdijk (Rechtspraak), Henk Brouwer en Tom Schepers (beiden Justid) leggen uit.
Het idee
Het idee voor het Groene Mapje werd geboren in een informeel gesprek tussen rechter Pieter van Riemsdijk, officier van justitie George Rasker en Justid-directeur Henk Brouwer. Zij zijn elk vanuit hun organisatie lid van het Innovation Court, onderdeel van het Innovatieplatform SRK van het Duurzaam Digitaal Stelsel (DDS) van de strafrechtketen. Zij troffen elkaar voorafgaand aan een bijeenkomst van dit platform.
Daar vroegen ze zich af: hoe kunnen we in ons werk voor, tijdens en na een zitting sneller over informatie beschikken zonder al te veel te hoeven zoeken? Hoe kunnen we gegevens over een persoon van de verdachte zo bundelen zodat je in één keer goed zicht hebt en een goede beslissing kunt nemen? Justid-innovatiemanager Tom Schepers is vervolgens met dat idee aan de slag gegaan, samen met ontwikkelaars van Justid.
Samenvatting op de kaft
“Vroeger bestond een papieren dossier voor een strafzaak uit verschillende dossiers”, legt Rasker uit. ”Eén ervan was het persoonsdossier van de verdachte, dat op zijn beurt werd gevormd door justitiële documentatie en aanvullende rapportages van bijvoorbeeld de reclassering of het NIFP. Dit persoonsdossier zat vroeger in een groen mapje.” Als hulpmiddel schreef men vaak een samenvatting van de inhoud op de kaft van dat mapje.
Tegenwoordig wordt in de strafrechtketen digitaal gewerkt. Dat houdt volgens Rasker in dat bij de voorbereiding van een strafzaak allerlei losse PDF-bestanden geopend en weer gesloten moeten worden om een beeld van een verdachte te krijgen. “Informatie die je wilt gebruiken, moet je kopiëren of overschrijven. Dat is vervelend werk. Je kunt je daarbij afvragen of je op sommige momenten nog het volledige beeld hebt. Kortom, het kost veel handelingen en tijd om een juist en volledig beeld van een verdachte te krijgen.”
Enorme winst
Het Groene Mapje anno nu is een digitale samenvatting op maat, die min of meer het handgeschreven resumé op de kaft van vroeger vervangt. De innovatie draagt volgens Rasker bij aan het verkorten van de voorbereiding en behandeling van een strafzaak in de rechtbank. “Rechters, griffiers, officieren, advocaten: het scheelt hen allen voorbereidingstijd.” Ook helpt het volgens hem officieren van justitie bij het beoordelen van de afhandeling op ZSM. Dit betreft de lichtere en veelvoorkomende strafzaken als (winkel)diefstal, vernieling en licht geweld, zaken waarbij het belangrijk is dat slachtoffers en daders snel weten waar ze aan toe zijn.
Rasker: “Je hebt bij de afwikkeling van zaken snel een goed beeld nodig over een verdachte. In het strafrecht proberen we namelijk een dadergerichte interventie te plegen. Het maakt dus een groot verschil of iemand veelpleger is of verslaafd of als first offender wordt gepresenteerd. Voorheen moest door ketencollega’s op ZSM eerst in hun eigen systemen worden gezocht. Nu is die informatie door het Groene Mapje in één oogopslag zichtbaar. De winst is daardoor enorm.”
Goede analyse
Van Riemsdijk vult aan: “Een rechter wil op de zitting een zo compleet mogelijk beeld hebben van een verdachte. Daarbij kan bijvoorbeeld horen een goede analyse van het strafblad. Zeker in zaken waar het strafblad dikker is dan het proces-verbaal van de politie kan dat best lastig zijn. Daarbij komen tal van vragen op.”
“Hoe lang heeft deze verdachte in zijn leven al vastgezeten? Wat waren de langste recidivevrije periodes? Hoeveel werkstraffen heeft deze verdachte gehad? Wanneer voor het laatst? Voor welk type delicten is hij in het verleden veroordeeld? Bleef hij delictvrij tijdens proeftijden? Voor welke sancties is de verdachte gevoelig? En ga zo maar door. Het Groene Mapje is dé manier om het strafblad, feitelijk een set met data, snel te doorgronden”, concludeert Van Riemsdijk.
Speelveld
Schepers geeft een voorbeeld uit de praktijk: “Soms krijgt een officier op zitting een vraag van een rechter over het persoonsbeeld van een verdachte. Dan moet een PDF worden geopend en er moet worden gescrold in een document van twintig kantjes om het antwoord te vinden. Dat lukt niet meteen en het momentum is voorbij. Met het Groene Mapje hoef je maar een paar zoekwoorden in te tikken en je hebt het antwoord op je vraag.”
Volgens Rasker egaliseert en valideert het Groene Mapje voor iedereen in de zittingszaal het speelveld waarop je informatie met elkaar uitwisselt. “Als je twintig pagina’s aan informatie moet bestuderen, dan maakt iedereen daar een eigen samenvatting van”, vult Schepers aan. “Het beeld dat een ieder van dezelfde feiten vormt, kan verschillen. Door informatie overzichtelijk te groeperen, aantrekkelijk te presenteren en te koppelen aan te nemen beslissingen, verhoog je de kwaliteit van deze beslissingen en bespaar je veel tijd.”
Van idee naar innovatie
Schepers legt uit hoe het oorspronkelijke idee uiteindelijk heeft geleid is tot een bruikbare applicatie. “We zijn gestart met meekijken in de dagelijkse praktijk van het OM en de Rechtspraak. Daar waren ook onze specialisten van de justitiële documentatie bij. Zij hadden een bepaald beeld over hoe systemen in de praktijk werden gebruikt.” Dat beeld bleek volgens Schepers in de praktijk niet helemaal te kloppen. “Pas toen hebben we gezien hoe ingewikkeld het voor de togadragers is om informatie uit dossiers te verzamelen.”
“Toen we het probleem helder voor ogen hadden, hebben we samen met het CJIB, OM en Rechtspraak een oplossing bedacht en uitgewerkt in een design-sprint. Dat is een bewezen methode waarin je met probleemhouders én oplossers een week de tijd neemt om te bedenken hoe de oplossing van het probleem eruit moet zien. Aan het eind van de week hadden we op papier al een beeld hoe het Groene Mapje eruit moest gaan zien”, aldus Schepers. Volgens Brouwer is daarbij gebruik gemaakt van ‘design-thinking’. “Het idee was: we gaan dit proberen en in de praktijk brengen. We hebben ook na die week korte lijnen gehouden met elkaar.”
Positief
De reacties in het werkveld zijn positief, beamen de sprekers. Het Groene Mapje wordt op dit moment door zo’n 25 mensen binnen de Rechtspraak en het OM in de praktijk gebruikt naast de bestaande middelen. Schepers: “Waar het OM het Groene Mapje gebruikt om snel te kunnen putten uit verschillende bronnen, daar gebruikt de Rechtspraak het met name om te letten op de informatiepositie tussen rechter en advocaat.”
Hoe gaat het nu verder met het Groene Mapje? Schepers: “We hebben in de proef gestopt wat mogelijk was, maar we hebben uiteraard ook nog wensen voor de toekomst. Voor nu gaan de Rechtspraak en het OM er mee werken. In november halen we resultaten op en delen we onze bevindingen met het CIO-beraad en de directie Strafrechtketen. We hopen dan dat we een projectvoorstel kunnen doen met een gedegen onderbouwing. Immers, het Groene Mapje is dan uitvoerig in de praktijk getest.”
Menselijke maat
Het Groene Mapje mag dan een technische innovatie zijn, uiteindelijk zijn de mensen en de maatschappij met deze ontwikkeling gediend, concludeert Brouwer. “Het Groene Mapje draagt bij aan het verkorten van de doorlooptijden in de strafrechtketen. Uiteindelijk gaat het om de menselijke maat: zo hebben niet alleen rechters en officieren, maar ook verdachten en slachtoffers baat bij het Groene Mapje.”